Wie laste ich einen Mitarbeiter richtig aus?

Wie laste ich Mitarbeiter richtig aus?

Der Mitarbeiter als Gefäß

Die übliche Herangehensweise an die Auslastung eines Mitarbeiters ist, dass geschaut wird, wie viel Kapazität dieser hat.

Gehen wir davon aus, dass der Mitarbeiter fünf Tage die Woche jeweils acht Stunden arbeitet. Somit hat er eine Kapazität von 40 Stunden pro Woche.

Für das „Tagesgeschäft“ benötigt er im Schnitt drei Tage (24 Stunden) pro Woche. Zusätzlich arbeitet er in einem Projekt, für das er mit 1,5 Tagen (12 Stunden) eingeplant ist. Somit hat er eine freie Kapazität von 4 Stunden pro Woche. Diese könnte mit einem zweiten, kleineren Projekt „gefüllt“ werden, welches mit 4 Stunden pro Woche geplant wird. Jetzt endlich haben wir den Mitarbeiter „optimal“ ausgelastet.

Mit anderen Worten, der Mitarbeiter ist ein Gefäß, welches wir so lange füllen (können) bis es voll ist.

Arbeitsauslastung: So lange füllen, bis das Gefäß (der Mitarbeiter) voll ist
Arbeitsauslastung: So lange füllen, bis das Gefäß (der Mitarbeiter) voll ist

Was hat dies für Konsequenzen?

Der Mitarbeiter ist, wie oben beschrieben, „ausgelastet“. Gehen wir davon aus, dass der Mitarbeit motiviert ist und versucht seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Arbeitsalltag

Wie läuft jetzt seine Arbeitswoche ab?

  • Er beginnt mit einer kleinen Aufgabe aus dem Tagesgeschäft. Diese kann er erledigen.
  • Er beginnt mit einer zweiten Aufgabe aus dem Tagesgeschäft. Zu dieser hat er eine Rückfrage an eine Kollegin aus einer anderen Abteilung. Diese kann er telefonisch nicht erreichen. Er legt diese Arbeit erst einmal beiseite.
  • Dies geht so weiter und am Ende des Tages hat er acht kleinere Aufgaben, welche er noch nicht abschließen konnte.
  • Der nächste Tag ist für das Projekt reserviert. Er ist in Besprechungen, muss sich abstimmen und kann auch etwas abarbeiten.
  • Am dritten Tag erwarten ihn direkt am Morgen mehrere Mails mit einem dringenden Problem, welches sofort gelöst werden muss. Dieses Problem geht er direkt an, kann es aber auch nicht alleine lösen. Sein Ansprechpartner ist krank (schon seit zwei Tagen; wird wohl auch noch länger dauern) und der Vertreter ist auf einer fünftägigen Weiterbildung. Alle anderen können ihm leider nicht weiter helfen, da der Fall zu speziell ist. Etwas frustriert muss er auch diese Aufgabe beiseite legen.
  • Er erinnert sich an seine acht offenen Aufgaben und will wenigsten diese abarbeiten. Er hat sich gerade wieder in die Aufgabenstellungen „eingelesen“ und überlegt mit wem er die offenen Punkte klären kann, da kommt ein Anruf. Der Projektleiter aus dem zweiten kleineren Projekt hat Terminprobleme und benötigt seine Unterstützung sehr dringend, und zwar sofort.
  • So geht dies die ganze Woche weiter…

Ergebnis

Am Ende der Woche konnte er 11 Aufgaben nicht abarbeiten, das „große“ Problem vom Mittwoch ist auch noch offen (keine Ansprechpartner) und im „kleinen“ Projekt konnte er, wegen mehreren dringenden Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, auch nicht alles erledigen. Somit ist er am Freitagnachmittag ziemlich frustriert. Und weil er jetzt auch nichts mehr erledigt bekommt, will er ins Wochenende gehen.

Da kommt sein Chef vorbei und ist sauer auf ihn, weil 11 Aufgaben aus dem Tagesgeschäft liegengeblieben sind. Diese Aufgaben hätten diese Woche erledigt sein müssen. Kaum ist der Chef gegangen, da klingelt das Telefon und ein Abteilungsleiter sagt ihm unmissverständlich, dass er sehr sauer ist, weil das „große und wichtige“ Problem von Mittwoch immer noch offen ist. Und das es nur an ihm hängt, dass dieses noch nicht erledigt ist.

Im Geiste wartet er jetzt noch auf den nächsten Anruf aus dem „kleinen“ Projekt, da er hier ja auch nicht im Plan ist. Sehr frustriert geht er ins Wochenende, was für ihn schon „gelaufen“ ist.

Das bedeutet

Der Mitarbeiter ist voll ausgelastet. Sobald etwas nicht optimal „läuft“, er auf jemanden warten muss, etwas aufwändiger als geplant ist oder etwas ungeplantes dazu kommt, kann er seine Arbeit bzw. seine Ziele nicht mehr erreichen.

Alle beteiligten Personen sind unzufrieden und frustriert, weil die Ziele nicht erreicht werden.

Was ist Arbeit?

Ist Arbeit wie Wasser oder Sand, was man in ein Gefäß füllen kann?

Ist ein Mitarbeiter ein Gefäß, welches man so lange mit Arbeit füllen kann, bis es voll ist?

Hier stellt sich die Frage, was überhaupt Arbeit ist. Schaut man sich einen Mitarbeiter und seine Arbeit an, dann erkennt man, dass die Arbeit auf der „einen Seite des Tisches“ zu dem Mitarbeiter kommt. Dort kann sie sich auch ggf. stapeln. Der Mitarbeiter nimmt sich eine Arbeit und bearbeitet diese. Nachdem er seine Arbeit erledigt hat, „verlässt“ die Arbeit auf der „anderen Seite“ den Tisch und „wandert“ zum nächsten Mitarbeiter, der den nächsten Arbeitsschritt ausführt.

Dies alles hört sich weniger nach einem Gefäß an, welches gefüllt wird. Vielmehr ist dies ein (Arbeits-)Fluss, welcher beim Mitarbeiter „vorbei“ kommt. Hier gibt es Arbeit, welche schneller ist und andere Arbeit, welche länger benötigt und somit langsamer ist.

Arbeit als Autobahn

Die Prozesse in einem Unternehmen können als Straßen oder sogar Autobahnen angesehen werden. Auf ihnen fließt die Arbeit. Ein Mitarbeiter ist dann für einen Abschnitt der Autobahn zuständig. Dort steuert er die Arbeitspakete (Autos). Dabei gibt es große Arbeitspakete, welche länger benötigen (LKWs), kleine schnell abzuarbeitende Arbeitspakete (der rasende Porsche) und die Masse an normaler Arbeit (PKWs). Alle diese Arbeit (Fahrzeuge) sind unterschiedlich schnell.

Arbeitsauslastung als Autobahn
Arbeitsauslastung als Autobahn

Damit alle Fahrzeuge in ihrem eigenen Tempo fließen können, muss die Autobahn so frei sein, dass dies möglich ist. Wird die Autobahn aber voller, so beginnt der Verkehr zu stocken. Je nachdem, wie voll die Autobahn ist, kann daraus auch ein Stau werden.

Kommen wir zurück zu unserem Mitarbeiter, welchen wir als Gefäß angesehen und den wir zu 100% ausgelastet haben. Dieses Gefäß ist aber nicht der Mitarbeiter, das Gefäß der Arbeit ist die Autobahn. Wenn diese Autobahn zu 100% ausgelastet wird, d.h. ohne die kleinste Lücke ein Fahrzeug neben und hintereinander steht, dann ist dies keine Autobahn mehr. Dies ist dann ein Parkplatz.

Arbeitsauslastung als Autobahn mit Stau
Arbeitsauslastung als Autobahn mit Stau

Wie sollte ein Mitarbeiter ausgelastet werden?

Wenn der Führungskraft bzw. dem Projektleiter das oben Beschriebene bewusst ist, dann kann und muss er entscheiden, wie er seinen Mitarbeiter auslasten will. Möchte die Führungskraft, dass bei Bedarf ein Porsche „schnell mal durchrast“, dann muss auch die Autobahn entsprechend leer sein. Ein Porsche kann in einem Stau auch nur Schrittgeschwindigkeit fahren. Ist dies nicht notwendig, kann die Auslastung auch höher sein. Nur müssen die Konsequenzen bewusst sein.

Als Faustformel gilt, dass es ab einer Auslastung von über 85% zu Behinderungen kommen kann.

 
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