Wie gestalte ich eine Besprechung?

Besprechungsprotokoll

Einleitung

Besprechungen sollten nie ein Selbstzweck sein. Vielmehr gibt es eine Aufgabe, welche zu erledigen ist. Nach einer Prüfung wird festgestellt, dass diese Aufgabe durch eine Besprechung effektiv abgearbeitet werden kann. Beispielsweise wenn Personen aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam eine Lösung erarbeiten sollen.

Jede wichtige Besprechung sollte vor und nachbereitet werden.

Jede unwichtige Besprechung sollte abgesagt werden.

Einschub

Effektivität = Die richtigen Dinge tun. (wir bewegen uns auf unser Ziel zu)

Effizienz = Die Dinge richtig tun. (wir sind richtig schnell, gut, …)

Vor der Besprechung

Als erstes wird geprüft, ob diese Besprechung wirklich notwendig ist. Gibt es andere, weniger aufwändige bzw. weniger zeitintensive Möglichkeiten, die Aufgabe zu erledigen?

Viele Besprechungen finden regelmäßig statt (wöchentich, zwei-wöchentlich, etc.). Bei diesen Besprechungen sollte in regelmäßigen Abständen geprüft werden, ob die Häufigkeit (das Intervall) noch beibehalten werden muss, bzw. ob diese Regel-Besprechung überhaupt noch notwendig bzw. sinnvoll ist.

Für effiziente Besprechungen ist es wichtig, dass die Teilnehmeranzahl so gering wie möglich gehalten wird. Somit sollte bei jeder Person genau geprüft werden, ob diese zur Erledigung der Aufgabe, für die die Besprechung stattfindet, notwendig ist.

Selbstverständlich sollte es sein, dass frühzeitig eine Einladung verschickt wird, welche

  • das Besprechungsziel,
  • alle Tagesordnungspunkte,
  • wer, was vorbereiten soll,
  • wer, für welchen Tagesordnungspunkt zuständig ist und
  • alle weiteren relevanten Informationen

beinhaltet. Dabei wird grundsätzlich nicht nur der Startzeitpunkt und die Dauer kommuniziert, sondern auch die geplante Dauer jedes Tagesordnungspunktes. Ebenso darf es keinen Punkt „Sonstiges“ auf der Agenda geben. Diese Themen werden in der nächsten bzw. in einer neuen Besprechung behandelt, so dass sich jeder darauf vorbereiten kann. Dies erhöht die Effizienz und erleichtert es, dass eine Besprechung auch pünktlich beendet wird. Die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte, sollte vom wichtigsten zum unwichtigsten sortiert sein, so dass die wichtigsten Punkte auf jeden Fall abgearbeitet werden können.

Jeder Teilnehmer sollte durch das frühzeitige Verschicken der vollständigen Einladung die Möglichkeit haben

  • sich vorzubereiten,
  • zu prüfen, ob es sinnvoll ist, dass er teilnimmt,
  • andere notwendige Teilnehmer vorzuschlagen und
  • Anpassungsbedarfe an der Agenda im Vorfeld zu kommunizieren und abzustimmen.

Besprechungsregeln

Besprechungsregeln sollten verabschiedet werden. Beispielsweise:

  • Jede Besprechungseinladung wird frühestmöglich beantwortet (Zusage/Absage).
  • Alle Teilnehmer bereiten sich auf die Besprechung vor.
  • Der Einladende kümmert sich um die Moderation und das Protokoll.
  • Der Einladende sorgt dafür, dass alle (technischen) Hilfsmittel ab dem Beginn der Besprechung einsatzbereit sind.
  • Ist der Einladende fünf Minuten nach dem Besprechungsbeginn noch nicht anwesend, fällt die Besprechung aus.
  • Alle Telefone sind in der Besprechung ausgeschaltet.
  • Jeder Besprechungsteilnehmer wird aussprechen gelassen.
  • Es spricht immer nur eine Person.
  • Jeder spricht für sich und nicht für andere.
  • Es werden Lösungen gesucht und keine Probleme diskutiert.
  • Es werden Probleme angegriffen und keine Personen.
  • Alle Regelverstöße werden direkt benannt. Sanktionen sind nicht notwendig.
  • Pausen sind zu vereinbaren (beispielsweise gibt es jede Stunde fünf Minuten Pause) und einzuhalten.

In der Besprechung

Grundsätzlich wird die Besprechung pünktlich begonnen und es wird keine Rücksicht auf Zuspätkommer genommen. Notfalls muss die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte geändert werden, wenn die Person, welche für den ersten Tagesordnungspunkt zuständig ist, zu spät kommt.

Der Einladende/Moderator eröffnet die Besprechung. Er führt durch diese und achtet darauf, dass die geplanten Zeiten eingehalten werden. Wichtige Diskussionen sollten aber nicht abgebrochen werden. Abschweifungen, Störungen und Geplauder werden nicht zugelassen.

Ziel ist es immer, Entscheidungen herbeizuführen bzw. zu einem Ergebnis zu gelangen. Kann ein Tagesordnungspunkt nicht vollständig abgearbeitet werden, so werden die Teil- bzw. Zwischenergebnisse dokumentiert und die restlichen Aufgaben, Personen mit einem Fertigstellungstermin, zugeordnet. Können nicht alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden, so werden diese auf die nächste Besprechung verschoben bzw. eine neue Besprechung geplant.

Während der Besprechung wird, für alle sichtbar, das Ergebnisprotokoll erstellt. Dieses wird am Ende der Sitzung an alle Teilnehmer verschickt und dadurch automatisch von allen Teilnehmern abgenommen. Das Protokoll enthält alle Entscheidungen, wichtige Informationen und die vergebenen Aufgaben (inkl. verantwortliche Person und Fertigstellungstermin).

Der Moderator hat dafür zu sorgen, dass die Besprechung min. fünf Minuten vor dem geplanten Ende beendet wird. So haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, pünktlich bei ihrem nächsten Termin zu erscheinen.

Nach der Besprechung

Jeder Teilnehmer, der eine abzuarbeitende Aufgabe in der Besprechung zugeordnet bekommen hat, hat diese zeitgerecht fertigzustellen. Das Ergebnis kommuniziert er an die relevanten Personen und die Teilnehmer der Besprechung.

Der Einladende hat zu überprüfen, dass die in der Besprechung vergebenen Aufgaben, zeitgerecht erledigt wurden und dass die Teilnehmer hierüber informiert wurden.

 
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