Warum ist Stakeholdermanagement sinnvoll?

Stakeholderanalyse

Was ist Stakeholdermanagement?

Doch zuerst: Was sind Stakeholder?

Die Stakeholder eines Projektes sind alle Personen, Gruppen und Organisationen, welche an dem Projekt beteiligt oder davon betroffen sind. Diejenigen, die an einem Projekt beteiligt sind, sind, im Groben, das Projektteam. Und die betroffenen Personen sind alle, welche mit den Änderungen, welche das Projekt hervorruft, „leben“ müssen.

Das Projekt Management Institute (PMI) definiert das Stakeholdermanagement als alle Prozesse, welche sich mit den Stakeholdern eines Projektes beschäftigen. Hierzu zählen

  • die Identifizierung der Stakeholder,
  • die Planung, wie diese in das Projekt eingebunden werden,
  • die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Stakeholdern und
  • die stetige Prüfung und ggf. Anpassung der in den oberen drei Punkten erzielten Ergebnissen.

Warum wird dies gemacht?

I.d.R. erfolgt bei der Projektinitiierung eine Planung, wer im Projekt mitarbeitet und wer das Ergebnis testen und abnehmen soll. Wenn dies aber nicht systematisch gemacht wird, kann es leicht passieren, dass Personen, Gruppen und sogar ganze Organisationen, welche nicht offensichtlich betroffen sind, vergessen werden. Deren Bedürfnisse können so nicht berücksichtigt werden, was schlimmstenfalls zum Scheitern des Projektes führt.

Das Stakeholdermanagement wird somit durchgeführt, um die Qualität des Projektergebnisses zu erhöhen und das Risiko, dass das Projekt scheitert, zu reduzieren.

Was wird in den vier Prozessen des Stakeholdermanagements erarbeitet?

Die Identifizierung der Stakeholder

Die Identifizierung erfolgt während der Initialisierung des Projektes. Hier wird sichergestellt, dass alle Stakeholder erfasst wurden. Doch damit ist die Identifizierung nicht abgeschlossen. Die Identifizierung ist ein laufender Prozess, welcher bis zum Projektende betrieben wird.

Gerade bei Projekten mit längerer Laufzeit muss davon ausgegangen werden, dass sich Verantwortlichkeiten ändern. Ebenso können, durch Änderungen außerhalb des Projektes, neue Stakeholder hinzukommen. Diese gilt es möglichst schnell zu identifizieren und mit den folgenden Prozessen in das Projekt zu involvieren.

Die Identifizierung erfolgt über mehrere Methoden.

  • Befragungen von bekannten Stakeholdern,
  • Prüfung der Organisationsstruktur in Beziehung zum Projektergebnis,
  • Brainstorming,
  • Prüfung folgender Faktoren
    • Wer hat Interesse an dem Projektergebnis?
    • Welche gesetzlichen oder moralische Rechte werden durch die Projektergebnisse beeinflusst?
    • Welches Eigentum ist betroffen und wer gehört es?
    • Wo gibt es Wissen, welches nützlich für das Projektergebnis ist?
    • Wer kann einen Beitrag (monetär, Ressourcen, …) für das Projekt leisten?

Die Ergebnisse werden in einem Stakehoderregister abgelegt. Dieses enthält für jede Person/Gruppe/Organisation Informationen zu:

  • Name, ggf. Position oder Organisation und Kontaktdaten
  • Erwartungen und Anforderungen
  • Einfluss, Macht und Interesse im Bezug zum Projekt

Dieses Register enthält somit alle Informationen zu jedem Stakeholder (Person, Gruppe, Organisation) des Projektes.

Stakeholderregister
Stakeholderregister

Die Planung des Engagements der Stakeholder

Durch das Stakeholderregister liegen umfangreiche Informationen zu allen (bekannten) Stakeholdern vor. Aus diesen Daten wird eine Planung erstellt, die aufzeigt wie die unterschiedlichen Stakeholder in das Projekt eingebunden werden. Hierbei ist es oft sinnvoll, dass die Stakeholder gruppiert werden. Diese Gruppierung orientiert sich an Engagements und Informationsbedarfen.

Beispiele zur Planung des Engagements der Stakeholder:

  • Nach einer gemeinsamen Abstimmung können Betroffene zu beteiligten (Mitarbeit im Projekt) gemacht werden. Dies ist vor allem hilfreich bei Stakeholdern mit einem großen Einfluss auf das Projekt und bei Stakeholdern mit benötigtem tiefen Wissen.
  • Oft ist die Planung des Engagements von Betroffenen, die Planung der Kommunikation mit ihnen und das Abholen von Feedback.
    • Wie soll kommuniziert werden? ⇒ schriftlich, Informationsveranstaltung, Gespräch in kleinen Gruppen, persönliches Gespräch, …
    • Wann und wie oft soll kommuniziert werden?
    • Welche Inhalten sollen vermittelt werden?
    • In welcher Detailtiefe sollen die Informationen aufbereitet werden?
    • Wie fachlich bzw. technisch (auch Fachbegriffe) sollen die Informationen sein? Oder, wie allgemeinverständlich sollen die Informationen formuliert werden?

Eine weitere wichtige Planung ist die Stakeholderanalyse. Bei der Stakeholderanalyse geht es um die Bewertung der Stakeholder.

  • Der Einfluss auf das Projekt.
  • Der Einfluss auf andere Stakeholder.
  • Die Beziehung zu anderen Stakeholdern.
  • Das Entscheidungspotential (finanziell, politisch, fachlich).
  • Die Erwartung bzw. das Interesse an dem Projekt.
  • Die Erwartung bzw. das Interesse an den Projektergebnissen.
  • Die Einstellung zum Projekt (Gegner, Konkurrent, widerstrebend, neutral, Unterstützend, Befürworter, …).
  • Die offizielle Rolle im Projekt und die ausgeübte Rolle.

Das Ergebnis wird im Stakeholderregister (Zeilen = Stakeholder; Spalten = Bewertungen) ergänzt. Diese Daten können zur besseren Übersicht auch grafisch dargestellt werden.

Stakeholderanalyse
Stakeholderanalyse

Das Management des Engagements der Stakeholder

Das Management des Engagements der Stakeholder beschäftig sich mit der Umsetzung der geplanten Aktivitäten.

  • Das Vorbereiten, die Durchführung und die Nachbereitung von Informationsveranstaltungen.
  • Das Erstellen und Verschicken der geplanten Informationen (per Mail, Post, …).
  • Das Anpassen der Projektorganisation, bei der Einbindung von Projektbeteiligten.
  • Das Einholen, das Auswerten und die Umsetzung von Feedback.

Die Überwachung des Engagements der Stakeholder

Dieser Prozess ist sehr wichtig. Hierin werden die ermittelten Daten des Stakeholderregisters mit der aktuellen Lage verglichen. Gibt es hier Abweichungen, so müssen diese dokumentiert werden. Ebenso muss die Planung geprüft und ggf. angepasst werden.

Ändert beispielsweise ein Stakeholder, mit einem hohen Einfluss auf das Projekt, seine Einstellung (von einem Befürworter zu einem Gegner), so müssen Maßnahmen ergriffen werden. Diese sind i.d.R. ein persönliches Gespräch mit dem Einholen von Feedback, sowie die Einbeziehung der Person in das Projekt (einen Betroffenen zu einem Beteiligten machen).

Schlußwort

Dieser Blog stellt nur einen ersten Einblick in das weite Feld des Stakeholdermanagements dar.

Beim PMI ist das Stakeholdermanagement ein eigenes Wissensgebiet. Dies zeigt, wie wichtig dies von Projektmanagementorganisationen gesehen wird. Einen kurzen Überblick über die Wissensgebiete des PMI stehen in meinem Blog: Wie funktioniert Projektmanagment auf Grundlage des PMI?

 
Vielen Dank, dass Sie diesen Beitrag gelesen haben. Wenn er Ihnen gefallen hat, empfehlen Sie mich gerne weiter.
Wenn Sie keinen Beitrag verpassen wollen, dann folgen Sie mir doch einfach auf Twitter. Klicken Sie hierzu im rechten Bereich auf das Twitter-Symbol.
Ebenso können wir uns gerne bei LinkedIn und Xing verlinken. Die entsprechenden Symbole sind an der selben Stelle, wie das Twitter-Symbol. Geben Sie bei Ihrer Anfrage bitte den Blog-Namen "PM2blog4you" an, da ich Anfragen, welche ich nicht zuordnen kann, nicht bestätige.
Total Page Visits: 1271 - Today Page Visits: 5

Schreibe einen Kommentar