Übergabe in die Linie

Übergabe in die Linie: Prozess

Das Projekt

Ein Projekt wird i.d.R. durchgeführt, um ein größeres Vorhaben umzusetzen. Dabei werden Ergebnisse bzw. Produkte erstellt, welche von der Organisation (bspw. Firma, Bereich, Abteilung) genutzt werden. Der Nutzen kann dabei auch darin bestehen, dass das Produkt verkauft wird.

Die Projekt-Produkte können in verschiedene Kategorien aufgeteilt werden.

  • Das „eigentliche“ Projekt-Produkt
    Beispielsweise:

    • Forschungsergebnis
    • Prototyp
    • Gefertigtes Objekt (Maschine, Staudamm, etc.)
    • Entwickelte Software
  • Dokumentation
    Beispielsweise:

    • Spezifikationsdokumentation
    • Anwenderdokumentation
    • Schulungsunterlagen
    • Rechtlich notwendige Dokumente
    • Dokumentation der Abnahme
  • Projektmanagement-Produkte
    Beispielsweise:

    • Pflichtenheft
    • Lastenheft
    • Projektauftrag
    • Projektabschlussbericht

Zu jedem dieser Projekt-Produkte muss geprüft werden, ob dies ein temporäres Produkt bzw. Ergebnis ist. Diese werden nur während der Projektlaufzeit benötigt. Oder handelt es sich dabei um ein dauerhaftes Projektergebnis? Diese müssen spätestens am Ende des Projektes an die Linienorganisation übergeben werden.

Übergabeprozess

Während der Projektlaufzeit werden alle Vorbereitungen getroffen, die für den Übergabeprozess notwendig sind (Details werden weiter unten beschrieben). Am Ende des Projektes erfolgt der Go Live. Hieran schließt sich die Stabilisierungs-, Gewährleistungs- oder auch Hypercare-Phase an. In dieser ist das Projektteam noch für die Beseitigung der auftretenden Mängel zuständig. Parallel oder im Anschluss an diese Phase beginnt die Übergabe in die Linie (Transition-Phase). Diese erfolgt in vielen Fällen gleitend, so dass die Verantwortung langsam übergeht. Am Ende der Übergabe-Phase sind alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Linie.

Je nach Projektgröße, -inhalt und -komplexität kann die Übergabe in die Linie auch an einem Tag bspw. in einem Workshop erfolgen.

Übergabe in die Linie: Prozess
Übergabe in die Linie: Prozess

An den nachfolgenden Meilensteinen sollten die aufgelisteten Aufgaben erledigt worden sein.

Meilenstein Go Live:

  • Kommunikation und Abstimmung des Projektes mit der Linie zum Übergabeprozess und den Terminen der Meilensteine.
  • Übergabe und Abstimmung zur Übergabe-Checkliste (Details werden weiter unten beschrieben).
  • Übergabe des Lessons Learned Workshops bzw. der Retrospektive.

Meilenstein Start der Übergabe:

  • Durchführen des Kick-offs zwischen dem Projekt und der Linienorganisation.
  • Erneute Vorstellung der Übergabe-Checkliste.

Meilenstein Ende der Übergabe:

  • Prüfung, ob alle Punkte der Übergabe-Checkliste abgearbeitet wurden.
  • Durchführung der formalen Übergabe.

Übergabe-Checkliste

  • Termine
    • Meilenstein Go Live
    • Meilenstein Start der Übergabe
    • Meilenstein Ende der fachlichen Übergabe
    • Meilenstein Ende der technischen Übergabe
    • Termin des Lessons Learned Workshops bzw. der Retrospektive
    • Meilenstein des Projektendes
  • Aktivitäten
    • im Projekt
      • Planung des Übergabeprozesses und Durchführung der Übergabe
      • Zusammenstellung der zu übergebenden Dokumente und Produkte
      • Durchführung des Lessons Learned Workshops bzw. der Retrospektive
      • Freigabe der Ressourcen (Personen, Räume, Technik, Kostenstellen, Lizenzen, etc.)
    • in der Linienorganisation bzw. im Fachbereich
      • Prüfung und ggf. Anpassung der Governance (Regelungssystem der Organisation)
      • Ressourcen- und Verantwortlichkeitsplanung (bspw. der Key User, des Prozessverantwortlichen, der Ansprechpartner, von Gremien, der Eskalationswege)
      • Prüfung und ggf. Anpassung der Kommunikationswege
      • Festlegung der der Ablageorte der übernommenen Dokumente
    • Vorbereitung und Aufbau der Anpassungen in der Linienorganisation
      • Supportprozess mit Supportstrukturen und Ressourcen
      • Change Request Prozess
      • Prozessmonitoring
      • Continuous Improvement

Übergabelisten

Zu übergebende Themen

Thema zuständiges Teilprojekt verantwortliche Personen im Projekt zuständige Linienorganisation Übergabe abgeschlossen am
 Prozessverantwortlicher / Product Owner
Fachliches Thema A
IT Thema B

Zu übergebende Dokumente

Dokument Speicherort im Projekt Speicherort in der Linie zuständige Linienorganisation Übergabe abgeschlossen am
Fach-/Sollkonzept
Technisches-/Umsetzungskonzept
Testdokumentation
Abnahmedokumentation des Tests
Schulungsunterlagen
Anwenderdokumentation
Projektdokumentation
Supportdokumentation
Offene Punkteliste
Lessons Learned Protokoll

Abschließende Bemerkung

Wichtig ist, das dieser Themenkomplex in einem Projekt nicht vergessen, sondern angemessen eingeplant und umgesetzt wird.

 
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