Überblick über das Project Management Office

Stufen eines Project Management Office

Definition und Abgrenzung

Die Aufgaben des Project Management Office (PMO) können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Dies beginnt bei einem reinen projektunterstützenden PMO (erfahrene Projektleiter unterstützen die Projekte), geht über ein steuerendes PMO (Zeit, Kosten und Qualität werden zentral berichtet und überwacht), bis hin zu einem strategischen PMO (zentrale Standards, Vorgaben, Werkzeuge, etc.).

Ein PMO kann dabei die nachfolgenden Aufgaben übernehmen (siehe auch Wikipedia):

  • Unterstützung der Projektleitung in den Projekten bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben
  • Durchführung des Anforderungsmanagements (Koordination und Priorisierung von Projektanträgen/-ideen)
  • Entwicklung und Weiterentwicklung der Projektmanagement-Methodik des Unternehmens
  • Entwicklung und Durchführung von PM-Trainings für Projektmitarbeiter und -leiter
  • Durchführung von Projekt-Audits und Reviews
  • Bereitstellung und Verwaltung eines Projektleiter-Pools
  • Skillmanagement der Projektmitarbeiter und Projektleiter
  • Vorbereitung auf Zertifizierung von Projektmitarbeitern und -leitern
  • Wissensmanagement für Projekte
  • Coaching von Projektleitern
Project Management Office: Aufgaben
Project Management Office: Aufgaben

Neben dem Begriff des Project Management Office (PMO) begegnet man auch oft dem Begriff des Projekt Office (PO). Das PO ist, im Gegensatz zum PMO, direkt und ausschließlich in einem Projekt angesiedelt. Dort unterstützt das PO die Projektleitung (in einem einzigen Projekt) bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben.

Kompetenzstufen eines Project Management Office

Project Office

Das Project Office (PO) dient der Unterstützung des Projektmanamgents in genau einem Projekt. Organisatorisch ist das Project Office eine Stabsstelle der Projektleitung und unterstützt diese bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben.

  • Planungsaufgaben: Erstellung und Aktualisierung des Projektplans, nach Vorgabe der Projektleitung
  • Erfassungsaufgaben: Beispielsweise die Konsolidierung von Zeitaufschreibungen der Projektmitarbeiter
  • Informationsaufgaben: Erstellung von Berichten und Präsentationen, nach Vorgabe der Projektleitung
Project Office
Project Office

Basic PMO

Das Basic Project Management Office kümmert sich um mehrere Projekte in einem Unternehmensbereich. Dabei ist neben der Unterstützung der Projektleiter, die zentrale Aufgabe, Standards für das Projektmanagement zu definieren. Hierzu gehören die Erstellung der Unternehmens-Projektmanagement-Methode, die zu nutzenden Projektmanagement-Tools und Projektmanagement-Vorlagen.

Basic Project Management Office
Basic Project Management Office

Standard PMO

Das Standard Project Management Office ist die Erweiterung des Basic PMO.

Diese Abteilung ist als Stabsstelle in dem Bereich angesiedelt, für den das PMO die Projekte unterstützt. Im PMO gibt es einen Pool von Projektleitern, welche einheitliche Schulungen und Weiterbildungen erhalten. Ebenso werden die Fachabteilung bei der Erstellung von Projektanträgen unterstützt.

Standard Project Management Office
Standard Project Management Office

Advanced PMO

Das Advanced Project Management Office ist ein zentraler Bereich im Unternehmen. Auch können eigene Unterorganisationen des Advanced PMO in verschiedenen Sparten, etc. eines Unternehmens existieren. Das Advanced PMO steuert alle Projekte des Unternehmens, damit diese einheitlich abgewickelt werden und auch in Berichten bzw. Auswertungen vergleichbare Ergebnisse liefern. Die Leitung des Advanced PMO ist eine wichtige Position, welche von allen Führungskräften anerkannt und unterstützt wird.

Advanced Project Management Office
Advanced Project Management Office

Strategic PMO

Entschließt sich ein Unternehmen ein Strategic Project Management Office zu betreiben, so wird hierdurch aufgezeigt, dass das Projektgeschäft als eine der strategischen Aufgaben angesehen wird. Die Leitung des Strategic PMO hat weitgehende Befugnisse und berichtet direkt der Unternehmensführung. Ebenso ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert, welcher für eine stetige Weiterentwicklung

  • der Unternehmens-Projektmanagement-Methode,
  • der im Unternehmen genutzten Projektmanagement-Tools,
  • der Unternehmens-Projektmanagement-Prozesse und
  • der unternehmensinternen Projektmanager

sorgt.

Strategic Project Management Office
Strategic Project Management Office

 

Zusammenspiel der Kompetenzstufen

I.d.R. beginnt ein Unternehmen mit dem Aufbau eins Basic PMO. Nachdem mit diesem PMO Erfahrungen gesammelt wurden und die Priorität der Projekte für das Unternehmen als wichtig angesehen wird, erfolgt Schritt für Schritt eine Aufwertung des PMO im Unternehmen. Dies ist ein Prozess, welcher über Jahre wächst.


Ein sehr ausführliches Buch zum Project Management Office ist „The Complete Project Management Office Handbook“ (ISBN: 978-1466566316, in englischer Sprache).

 
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