Überblick über das Programm-Management

Zeitlicher Programmablauf

Vorbemerkung

Im Beitrag „Programm-Management: Definition und Abgrenzung“ wurden die Definition und die Abgrenzung des Programm-Managements besprochen. In diesem Beitrag wird das Programm und das zugehörige Programm-Management in einem groben Überblick aufgezeigt. Details zu den einzelnen Punkten werden in den folgenden Beiträgen beschrieben.

Überblick über die Programmphasen

Ein Programm kann in fünf große Phasen eingeteilt werden. Diese sind der Programmstart, das Programm-Setup, die Programmplanung, die Programmdurchführung und der Programmabschluss. Die beispielhafte Größenordnung der einzelnen Phasen, sowie deren Reihenfolge und Überschneidungen, wird in der folgenden Graphik verdeutlicht.

Zeitlicher Programmablauf
Zeitlicher Programmablauf

Phase Programmstart

In der Phase Programmstart wird aufgrund der Programmidee die Machbarkeit geprüft und die Wirtschaftlichkeit eingeschätzt. Die Aufbauorganisation wird entwickelt und die Projekte vorstrukturiert. Abgeschlossen wird diese Phase mit dem Programm-Kick-Off.

Phase Programmstart
Phase Programmstart

Phase Programm-Setup

Das wesentliche Ergebnis der Phase Programm-Setup ist die Programmdefinition. Eine Programmdefinition ist die Grundlage für Programmdetailplanungen. Sie dokumentiert, dass die Verantwortlichen die wesentlichen Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren auf das Programm analysiert und bewertet haben.

Die Programmdefinition wird im Programmverlauf bei Veränderungen des Umfeldes oder der Anforderungen fortgeschrieben. Sie ist ein relativ umfangreiches Dokument mit vielfältigen Merkmalen und umfasst Analysen, Bewertungen und Grobplanungen. Sie ist hochgradig programmspezifisch, dennoch lassen sich strukturelle Standards definieren.

Phase Programm-Setup
Phase Programm-Setup

Phase Programmplanung

In der Programmplanung werden die Voraussetzungen für den Erfolg des künftigen Programms geschaffen. Je exakter die Programmdurchführung geplant wird, desto geringer sind die Probleme in den späteren Phasen des Programms. Die Qualität der Programmplanung bemisst sich nach der Konsistenz der Einzelaspekte der Planung wie Zeitbedarf, Finanzen, Ressourcen etc. und nach der Genauigkeit der Aufwandsschätzung. Die Programmplanung wird daher zunächst horizontal auf hoher Aggregationsebene abgestimmt und dann später durch vertikale Abstimmung (Gegenstromverfahren) plausibilisiert.

Phase Programmplanung
Phase Programmplanung

Phase Programmsteuerung und -controlling

Über den Regelkreis des Programm-Managments wird das Programm in der Durchführungsphase gesteuert und „controllt“. Dabei werden Soll-Vorgaben gegeben, Ist-Rückmeldungen aufbereitet, Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt und über Maßnahmen steuernd eingegriffen. Parallel hierzu erfolgt eine regelmäßige und maßnahmengetriebene Kommunikation und Information.

Phase Programmsteuerung und -controlling
Phase Programmsteuerung und -controlling

Phase Programmabschluss

Am Programmende gilt es, die laufend erhobenen Leistungsdaten bis zum Abschluss fortzuschreiben, die Zielerreichung anhand dessen festzustellen und diese zum Abschluss des Programms durch Nachweise belegen zu können.

Phase Programmabschluss
Phase Programmabschluss

Aufgaben im Programm

Um ein Programm zu managen, sind vielfältige Aufgaben notwendig. Eine klare Definition der Aufgabeninhalte ist dabei genauso wichtig, wie die eindeutige Zuordnung der verantwortlichen Person.

Die wichtigsten Aufgaben im Programm-Management sind

  • Machbarkeitsanalyse
  • Business Case
  • Programmauftrag
  • Programmziel
  • Programmparameter
  • Definition der Projekte
  • Programmaufbauorganisation
  • Programm-Governance
  • Programm-Kick-Off
  • Strategische Analyse
  • Cultural Due Diligence
  • Stakeholder Analyse
  • Zieldefinition
  • Risikomanagement
  • Programmplanung
  • Ergebnisplanung
  • Schnittstellenmanagement
  • Abschlussplanung
  • Kulturmanagement
  • Programmsteuerung
  • Programmcontrolling
  • Projektcontrolling
  • Fortschrittsgradmessungen
  • Ergebniscontrolling
  • Schnittstellencontrolling
  • Abschlusscontrolling
  • Risikocontrolling
  • Nutzencontrolling
  • Informations- und Kommunikationsmanagement
  • Programmreporting
  • Wissensmanagement
  • Programm-Marketing
  • Abschlussmessung
  • Abschlussreporting
  • Abschlussanalyse
  • Erfahrungssicherung
  • Abschlusssitzung
  • Entlastung der Projektteams
  • Programmende
  • Übergabe der Dokumente, Prozesse und Verantwortung für den Betrieb
  • Übergang in die Betriebsphase

Programmergebnisse

Während der Laufzeit des Programms, werden eine Vielzahl von Programm-Management-Ergebnissen erzeugt. Diese können temporärer Natur sein oder die Programmlaufzeit überdauern. Die internen, temporären Programmergebnisse, welche für den Programmerfolg notwendig sind, gehören genauso dazu wie zu übergebendende Programmprodukte aus dem Programm-Management. Wichtig ist, dass alle Ergebnisse in einer zu Beginn definierten Art dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient bei Programmabschluss zur Prüfung, ob das Programm alle Programmergebnisse erfolgreich fertiggestellt hat.

Temporäre Ergebnisse (nur in der Programmlaufzeit)

  • Definierte Rollen im Programm
  • Lenkungsausschuss
  • Operartives-Koordinierungsgremium
  • Fachgruppen
  • Nutzergremium
  • Risikoboard
  • Programmboard
  • Programm Jour-fixe
  • Definierte Projekte im Programm
  • Definierte Programmaufbauorganisation
  • Definierte Programm-Governance (Programm-Regelwerk)
  • Durchgeführtes Programm-Kick-Off
  • Programm-Marketing Dokumente und Maßnahmen
  • Programm-Abschlusssitzung durchgeführt
  • Projektteams entlastet

Dauerhafte Programmergebnisse

  • Programmauftrag
  • Machbarkeitsanalyse
  • Business Case
  • Programmparameter (Programmleistung, Ressourcenrahmen, Zeitrahmen, Kostenrahmen)
  • Programmdefinition
  • SWOT-Analyse
  • Umweltanalyse
  • Gap-Analyse
  • Stakeholder-Analyse
  • Risikomanagementhandbuch
  • Risikoregister
  • Risikostrukturplan
  • Strukturplan
  • Ablaufplan
  • Ressourcenplan
  • Terminplan
  • Kostenplan
  • Gesamtergebnisplan
  • Ergebnisplan pro Projekt
  • Gesamtroadmap
  • Schnittstellenliste
  • Schnittstellenmatrix
  • Einflussmatrix
  • Schnittstellenportfolio
  • Messpunktliste aus Programmsicht
  • Messpunktliste pro Projekt
  • Programm-Wissens-Datenbank
  • Programm-Abschlussanalyse
  • Programm-Abschlussbericht
  • Lessons Learned Dokument

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