Projekt in Schieflage, was jetzt?

Genereller Ablauf des Sanierungsprojektes

Wann ist ein Projekt gefährdet?

Ein Projekt läuft in (fast) allen Fällen anders ab als es geplant wurde. Nach dem Motto:

Die Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.

Dies ist normal und dafür sind die verschiedenen Projektmanagement-Methoden und -Werkzeuge vorhanden.

  • Wenn allerdings ein Projekt immer weiter vom geplanten Kurs abkommt und damit die Abweichung zum Projektplan (Qualität, Termin, Kosten) eine Grenze (individuell je nach Kunde, Projektsponsor, Lenkungsausschuss, Steuerungskreis, etc.) überschritten hat,
  • wenn der Handlungszwang und Entscheidungsdruck aus dem Lenkungsausschuss und in ihn hinein immer größer wird,
  • wenn das Projekt bzw. der Projektleiter nicht mehr in der Lage ist, das Projekt aus eigenen projektinternen Kräften wieder auf Kurs zu bringen,
  • wenn das Vertrauen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, von dem Lenkungsausschuss, Projektsponsor, etc. verloren gegangen ist,

dann sind dies deutliche Anzeichen, dass das Projekt gefährdet ist, bzw. in eine gefährliche Schieflage geraten ist.

Ansatz

Ist ein Projekt gefährdet, so handelt es sich (i.d.R.) nicht um einfache oder komplizierte Probleme, sondern um komplexe Problemstellungen. Um zu einer Lösung zu gelangen, dürfen die Problemstellungen auch nicht mehr vereinfacht werden, als das System (Projekt) dies verträgt.

Blickwinkel

Ein ganzheitlicher Blick aus den vier Hauptbereichen ist hierzu notwendig.

Projektsanierung: Ansatz
Projektsanierung: Ansatz

Um verstehen zu können warum das Projekt in Schieflage geraten ist, muss das gesamte Projekt mit seinem Umfeld analysiert werden.

  • Personen bzw. Stakeholder
    • Weiche Faktoren; Projektbedingungen
    • Projektkommunikation
    • Führung
  • Produkte/Service
    • Qualität der Lösung
    • Beherrschung der Technologie
    • Gangbare Lösungswege
  • Prozesse
    • Management-Prozesse
    • Genutzte Verfahren
    • Wertschöpfungsprozesse von den Anforderungen bis zur Inbetriebnahme
  • Umfeld/Peripherie
    • Das gesamte Projektumfeld

Aufbau und Grundverständnis

Das Projekt, welches in Schieflage geraten ist, arbeitet mit seinem Projektleiter und dem Projektteam weiter an den Projektaufgaben und -zielen und versucht diese weiterhin zu erfüllen bzw. zu erreichen. Es gibt somit keinen Projektstillstand. Im Gegenteil, es wird weiterhin mit Hochdruck daran gearbeitet, das Projekt erfolgreich zu beenden.

Parallel zu diesem bestehenden Projekt wird das Sanierungsprojekt aufgesetzt. Dieses arbeitet FÜR das „eigentliche“ Projekt. Von dem Sanierungsprojekt werden Maßnahmen und ein Sanierungsplan für das „eigentliche“ Projekt entwickelt. Dabei ist das Sanierungsprojekt ein unabhängiges Projekt, eine Veränderungs- bzw. Change-Management-Initiative. Das Sanierungsprojekt ist somit nicht dem „eigentlichen“ Projekt unterstellt und auch nicht weisungsgebunden. Desweiteren hat das Sanierungsprojekt eine kurze Projektlaufzeit und soll schnell Ergebnisse liefern. Um die Zusammenarbeit zwischen beiden Projekten zu fördern, müssen Rahmenbedingungen erfüllt werden:

  • Das Sanierungsprojekt hat einen eigenen, abgetrennten Projektraum.
  • Dieser Projektraum ist in direkter räumlicher Nähe zum „eigentlichen“ Projekt.
  • Benötigt das Sanierungsprojekt Informationen von bzw. Abstimmungen mit dem eigentlichen Projektteam, so haben diese Aufgaben bzw. Termine IMMER die höchste Priorität.

Auch die Stakeholder des „eigentlichen“ Projektes (Kunde, Projektsponsor, Projektverantwortlicher, Linenverantwortliche, Fachabteilungen, Anwendern, etc.) müssen kurzfristig und ggf. auch intensiv dem Sanierungsprojekt, für Abstimmungen und dem Informationsaustausch, zu Verfügung stehen.

Phasen des Sanierungsprojekts

Genereller Ablauf des Sanierungsprojektes
Genereller Ablauf des Sanierungsprojektes

Pre-Analyse

Die Pre-Analyse-Phase dauert ca. zwei bis drei Tage und beginnt mit einem Briefing durch den Projektsponsor. Darauf folgen

  • Initiale Gespräche mit den wichtigsten Projektstakeholdern,
  • Klärung des Sanierungsprojektauftrages (Wann ist das Sanierungsprojekt erfolgreich?),
  • Planung der Analyse-Phase,
  • Verstehen wie das „eigentliche“ Projekt seine Projektdokumentation organisiert und abgelegt hat, sowie eine erste Sichtung dieser Informationen und
  • Beginn der Problemidentifikation.

Am Ende der Pre-Analyse-Phase steht ein Plan für die beiden Phasen Analyse und Maßnahmenplanung. Für diese Phasen wird vom Projektsponsor das erste Mandat erteilt.

Abgeschlossen wird diese Pre-Analyse-Phase mit einem Kick-off.

Analyse

Die Analyse-Phase hat eine ungefähre Dauer von drei bis fünf Tagen.

In ihr finden Gespräche und Interviews mit wichtigen Projektstakeholdern statt. Ebenso erfolgt die Datenanalyse (Statusberichte, Entscheidungsvorlagen, Protokolle von Eskalationsbesprechungen, etc.) und die Beobachtung, wie das Projektteam miteinander arbeitet.

Aus diesen Informationen entstehen Hypothesen. Es werden Indizien und Fakten gesammelt. Die Ursachen und „Ursachen der Ursachen“ werden analysiert. Parallel hierzu erfolgt die Sammlung wichtiger Informationen und die Dokumentation des Projektstatus.

Am Ende der Analyse-Phase werden Schlussfolgerungen gezogen und erste umsetzbare Maßnahmen an das „eigentliche“ Projekt gegeben. Abgeschlossen wird die Analyse-Phase mit der Vorstellung der Befunde (was sind die gefundenen Ursachen für die Schieflage).

Maßnahmenentwicklung und Entscheidungsfindung

Diese Phase hat eine Dauer von zwei bis vier Tagen.

In dieser Phase werden aus den analysierten Befunden, den Maßnahmenvorschlägen und den Lösungsideen die umsetzbaren Maßnahmen entwickelt.

Diese Maßnahmen werden für die am Ende der Phase stattfindende Managementpräsentation aufbereitet.

Mit der Managementpräsentation für die Entscheider und wichtigen Projektstakeholder endet diese Phase. In der Managementpräsentation werden die analysierten Befunde, die umsetzbaren Maßnahmen und ein Entscheidungsvorschlag für die nächsten beiden Phasen vorgestellt. Zum Ende dieser Besprechung erteilt der Projektsponsor das Mandat für die beiden folgenden Phasen.

Sanierungsplanung

Die Sanierungsplanung hat eine geplante Dauer von ein bis drei Tagen.

Ihr Inhalt ist die Erstellung des Sanierungsplanes. Dafür werden folgende Aufgabenpakete bearbeitet:

  • Planung der umzusetzenden Maßnahmen und Lösungen,
  • Planung der ggf. notwendigen fundamentalen Änderungen,
  • Planung der strategischen (Neu)Ausrichtung,
  • Prüfung, ob und wie Mikromanagement notwendig bzw. sinnvoll ist,
  • Planung und Ergänzung der Frühwarnsysteme und
  • Planung der Aktualisierung der Projektdokumente.

Transfer in das Projekt

Die Dauer dieser Phase wird mit ein bis zwei Tagen geplant.

In ihr erfolgt die intensive Abstimmung mit der Projektleitung, welche über alle Phasen eingebunden ist und informiert wird. Die Hauptaufgabe dieser Phase ist die Übergabe des Sanierungsplans an das Projekt. Parallel beginnt die Umsetzung der Maßnahmen und Lösungen, sowie die Projektanpassungen.

Mit Ende dieser Phase endet auch das Sanierungsprojekt.

Beispiele zu Sanierungsprojekten

Projektsanierungsbeispiele
Beispiele für Projektsanierungsprojekte

 

 
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