Programm-Management im Detail: Phase Programmstart

Programm-Management: Phase Programmstart: Überblick

Überblick

In den Blogs „Programm-Management: Definition und Abrenzung“ und „Überblick über das Programm-Management“ habe ich mit dem Themengebiet Programm-Management begonnen. Aufbauend hierauf, werde ich mich in diesem Blog mit der Phase Programmstart näher beschäftigen.

In dieser Phase erhält das Programmteam die strategische Zielsetzung und Aufgabenstellung des Programms. Anhand eines skizzierten Vorgehens und der Programmidee wird die Machbarkeit geprüft und die Wirtschaftlichkeit eingeschätzt. Werden die Analysen positiv abgeschlossen, erfolgt in dieser Startphase die Gründung des Programms. Es wird eine Aufbauorganisation entwickelt und es werden Projekte vorstrukturiert. Die Phase endet mit dem Programm-Kick-Off unter Beteiligung der Manager der späteren Projekte.

Aufgaben

Die nachfolgenden Aktivitäten werden üblicherweise in der Phase Programmstart abgearbeitet.

Machbarkeitsanalyse

Vor dem Beginn eines Programms muss sichergestellt werden, dass man (das geplante interne Team bzw. ein extern beauftragtes Unternehmen) technisch und kapazitiv in der Lage ist, dieses Programm erfolgreich durchzuführen. Hierbei sollten die finanziellen, kapazitiven (Personalquantität und -qualität), erfahrungsbezogenen, koordinativen (Organisations- und Kommunikationsmöglichkeiten) und toolbezogenen (Erfahrungen in den notwendigen Tools) Aspekte betrachtet werden (ggf. ist hier auch Wikipedia hilfreich).

Ebenso kann ein Programmprototyping durchgeführt werden. Dieses soll die Realisierbarkeit des Programmauftrages aufzeigen.

Business Case

Der Business Case enthält eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, welche die Durchführung des Programms rechtfertigt (siehe auch Wikipedia).

Das Ergebnisdokument enthält üblicherweise die folgenden Teile:

  • Management Summary
  • Gegenstand, Zielsetzung und Abgrenzung
  • Kostenpositionen
  • Monetäre Auswirkungen (beispielsweise Kostenersparnisse oder Umsatzsteigerungen)
  • Nicht monetäre Auswirkungen (beispielsweise Risiken und Chancen)
  • Analyse und Bewertung
  • Empfehlung mit Entscheidungsvorlage

Programmauftrag

Der Programmauftrag ist die erste grobe Definition des Programms. Im Programmauftrag wird der Inhalt und die wichtigen Rahmendaten des Programms festgehalten. Ebenso wird der Programm-Manager benannt.

Bei der Ausgestaltung des Programmauftrags muss beachtet werden, ob es sich um eine interne oder externe Beauftragung handelt. Bei einer externen Beauftragung ist des weiteren zwischen einem Vertrag auf Basis von „Time and Material“ (Auftraggeber hat die Verantwortung) oder einem Gewerk (Auftragnehmer hat die Verantwortung) zu unterscheiden. Auch ist die Einbeziehung von Unterauftragnehmern zu berücksichtigen.

Definition der Projekte

Eine der Erfolgsfaktoren eines Programms ist seine Aufgliederung in die zugehörigen Projekte. Hierbei ist nicht nur wichtig, welche Programmergebnisse in welchen Projekten erarbeitet werden, ebenso ist auch das Zusammenspiel der Projekte untereinander (Schnittstellen) mit den passenden und abgestimmten Projektmeilensteinen entscheidend.

Die Aufgliederung kann dabei nach organisatorischen, fachlich-thematischen, funktionalen und/oder regionalen Gliederungen erfolgen. Meistens wird die themenorientierte Aufgliederung angewandt.

Programmparameter

Hierbei handelt es sich um die Grundparameter des Programms. Dies sind die Kosten,  die Zeit und die Qualität/Umfang, welche auch oft als das „magische Dreieck“ benannt werden (siehe auch Wikipedia). Diese müssen grob geplant bzw. definiert werden.

Anders als bei Projekten, ist bei Programmen der Koordinationsaufwand zu beachten und einzuplanen. Dieser steigt immer überproportional zur Größe und Komplexität.

Programmziel

In einem Programm werden mehrere Projekte koordiniert durchgeführt. Diese leisten jeweils einen Beitrag zum Programmziel. Nur durch die Kombination und das Zusammenspiel der Projekte ist das Programmziel erreichbar. Dieser Nutzen wird im Programmziel beschrieben. Nach dem Motto:

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.

(Aristoteles)

Programmaufbauorganisation

Die Programmaufbauorganisation untergliedert sich in die wichtigen Rollen und Gremien im Programm.

Rollen im Programm

Als erstes ist hier der Programm-Manager zu nennen. Dieser ist verantwortlich für das Programm und vertritt es gegenüber dem Auftraggeber. Der Programm-Manager wird dabei unterstützt durch einen Programm-Commercial-Controller, einen Programm-Ergebnis-Controller, einen Risikomanager, das Programm-Management-Office und den Projektleitern.

  • Der Programm-Commercial-Controller ist zuständig für die kaufmännischen belange und das Programm-Budget.
  • Der Programm-Ergebnis-Controller ist zuständig für die Abnahme der Programmergebnisse in den Projekten und des Programms.
  • Der Risikomanager ist zuständig für das Programmrisikomanagement und das einheitliche Risikomanagement in den Projekten.
  • Das Programm-Management-Office unterstützt den Programm-Manager bei der Berichterstattung, Kommunikation und dem Schriftwechsel.

Gremien mit Außenwirkung

  • Der Lenkungsausschuss ist die höchste Entscheidungsinstanz und Eskalationsstufe im Programm. Es berichtet u.a. den Gesamtstatus an den Auftraggeber.
  • Das operative Gremium ist das Abstimmungsgremium der Projekte und Fachgruppen. In ihm werden alle übergreifenden Themen besprochen.
  • Die Fach- und Projektgruppen sind für ein bestimmtes Projekt zuständig. Sie verantworten die erfolgreiche Durchführung dieses Projektes.
  • Das Nutzergremium wird gegründet, wenn es betroffene Personengruppen gibt, welche intensiv in das Programm eingebunden werden müssen. In diesem Gremium können diese Personengruppen ihre Interessen wahrnehmen.

Interne Gremien

  • Das Programmboard ist das programminterne Steuerungs-, Entscheidungs- und Freigabegremium für alle Projekte dieses Programms.
  • Das Programm-Jour-fixe dient dem regelmäßigen Informationsaustausch zwischen den Projekten und dem Programm.
  • Im Risikoboard werden die wichtigsten Risiken und Chancen inkl. der getroffenen Maßnahmen besprochen.

Programm-Governance

Die Programm-Governance ist das Regelwerk im Programm. Sie ist für alle Projekte in diesem Programm gültig und regelt

  • den organisatorischen Aufbau der Projekte,
  • die vorgegebenen Phasen der Projekte,
  • die Voraussetzungen, Aktivitäten und Ziele der einzelnen Projektphasen,
  • die Kriterien der Phasenübergänge (Quality Gates),
  • die Programmabschlussplanung auf Grundlage von Messkriterien,
  • das Reporting,
  • die Beschaffungsprozesse und
  • das Ressourcenmanagement.

Programm Kick-off

Am Ende der Phase Programmstart erfolgt das Programm Kick-off. An ihm nehmen der Auftraggeber, der Programm-Manager mit seinem Team, die Projektleiter mit den schon definierten Projektmitarbeitern und weitere wichtige Personen aus Fachabteilungen und dem Programmumfeld teil. Das Ziel des Programm Kick-offs ist es, den Nutzen, das Vorgehen, die wichtigen Meilensteine, das Programmziel und die Projektteams vorzustellen. Ebenso wird mit dem Kick-off das Programm offiziell gestartet.

Phasenergebnisse

Die wichtigen Ergebnissdokumente dieser Phase sind die Machbarkeitsanalyse, der Business Case und der Programmauftrag.

Die wichtigen Programmergebnisse dieser Phase sind die Definition der Rollen im Programm und die Definition der Programmgremien.


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