Programm-Management im Detail: Phase Programmplanung

Programm-Management Phase Programmplanung

Überblick

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sind der Anfang der Reihe zum Themengebiet Programm-Management. Aufbauend hierauf, werde ich mich in diesem Blog mit der Phase Programmplanung näher beschäftigen.

Die Phase der Programmplanung legt wichtige Weichen für ein erfolgreiches Programm. In dieser Phase wird, wie der Name schon sagt, das gesamte Programm geplant. Je detaillierter dies gemacht werden kann, um so geringer ist das Risiko in den nachfolgenden Phasen. Dies setzt voraus, dass diese detaillierte Planung auch aus einem soliden Fundament aus Wissen besteht. D.h., dass bekannt ist, was im Detail gemacht werden muss und wie dies umgesetzt wird. Ist dies nicht bekannt, so nützt auch die genaueste Planung nichts.

Aufgaben

Programmplanung

Die Programmplanung befasst sich mit dem Gesamtumfang des Projektes. Um dieses sinnvoll planen zu können, muss als erstes in eine grobe Struktur aufgegliedert werden. Hieraus ergeben sich die Projekte und Teilprojekte. In diesen wird die „normale“ Projektplanung durchgeführt. Auf Programmebene wird nur die grobe Struktur und die Abhängigkeiten der Projekte und Teilprojekte geplant. Wichtig ist, dass die Projektplanungen und die Programmplanung ständig abgestimmt werden. Ebenso müssen die Projekte, welche untereinander Abhängigkeiten haben, auch ihre Planungen abstimmen.

Die Planungen umfassen dabei die Inhalte einer Projektplanung:

  • Schrittweise Aufgliederung des Umfangs bis auf einzelne Vorgänge und Arbeitspakete,
  • Bildung einer Reihenfolge von den Vorgängen und Arbeitspaketen,
  • Schätzung der Dauer jedes Vorgangs und Arbeitspakets,
  • Schätzung des Ressourcenbedarfs jedes Vorgangs und Arbeitspakets und
  • Kalkulation der Kosten.

Das Ergebnis ist eine Strukturplanung, Ablaufplanung, Ressourcenplanung, Terminplanung und Kostenplanung des Programms und pro Projekt.

Ergebnisplanung

Die Ergebnisplanung dient dazu festzulegen, welche Ergebnisse jedes Projekt liefern muss, damit das Programm erfolgreich abgeschlossen werden kann. Ebenso wie bei der Programmplanung wird das Programmergebnis schrittweise in immer kleinere Teilergebnisse gegliedert.

Ziel der Ergebnisplanung ist es, den Fokus auf das Endergebnis und den Fortschritt zu legen. Die Ergebnisplanung erfolg auf Programm- und Projektebene und gliedert sich hierarchisch.

Besondere Beachtung bedarf es bei den Teilergebnissen, welche die Voraussetzung für Arbeiten in anderen Projekten des Programms sind. Hier muss eine intensive Abstimmung zwischen den Projekten inkl. einer festgeschriebenen Terminplanung erfolgen. Aber nicht nur hier wird ein Fälligkeitstermin benötigt, jedes Teilergebnis muss einen Fälligkeitstermin haben, welcher mit dem Programm- bzw. Projektplan übereinstimmt.

Programm-Management: Ergebnisplanung
Programm-Management: Ergebnisplanung (Beispiel)

Schnittstellenmanagement

Ein Programm zeichnet i.d.R. eine hohe Abhängigkeit der einzelnen Projekte des Programms untereinander aus. Diese Abhängigkeiten der Projekte untereinander werden im Schnittstellenmanagement betrachtet.

Jeder Schnittstelle hat dabei ein lieferndes und ein forderndes Projekt. Da das fordernde Projekt ein großes Interesse an der termingerechten Fertigstellung in der definierten Qualität hat, werden die Abstimmungen von dem fordernden Projekt koordiniert.

Zu jeder Schnittstelle werden folgende Informationen festgehalten und auch regelmäßig aktualisiert:

  • Eindeutige Nummer
  • Forderndes Projekt
  • Lieferndes Projekt
  • Kurze Beschreibung der Schnittstelle
  • Wie kritisch diese Schnittstelle ist
  • Arbeitsfortschritt (bspw. offen, in Planung, in Umsetzung, abgeschlossen)
  • Status (bspw. im Plan, in Verzug oder auch farbig mit grün, gelb, rot)
  • Zuordnung zum Vorgang bzw. Arbeitspaket im Projektplan
  • Periodizität (einmalige oder mehrfache Erbringung des Ergebnisses)
  • Genaue Spezifikation der Schnittstelle
  • Messpunkte, welche festschreiben, wann das Ergebnis erbracht wurde

Für den Überblick und das Programm-Management wird eine Schnittstellenliste erstellt.

Ebenso kann eine Schnittstellenmatrix sehr hilfreich sein. Aus dieser wird ersichtlich, welche Projekte besonders viele Ergebnisse an andere Projekte liefern und auch welche Projekte besonders abhängig von anderen Projekten sind.

Programm-Management: Schnittstellenmatrix
Programm-Management: Schnittstellenmatrix (Beispiel)

In dieser Matrix ist pro Zelle erkenntlich, wie viele Schnittstellen bestehen und wie der kritischste Status (grün, gelb, rot) dieser Schnittstellen ist.

Diese Schnittstellenmatrix zeigt auch auf, wie viel Einfluss ein Projekt auf das Gesamtergebnis des Programms hat.

Abschlussplanung

Um festzustellen, ob ein Ergebnis aus der Ergebnisplanung erreicht wurde, gibt es die messkriterienbasierte Abschlussplanung.

Oft besteht ein großes Konfliktpotential beim Abschluss des Programms zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Hier kann es erheblichen Dissens bei der Abnahme der erbrachten Leistungen geben. Um dem vorzubeugen, ist es sinnvoll und wichtig die Abnahmekriterien vor der Erstellung der Programmergebnisse gemeinsam festzulegen.

Hierzu werden für jedes Programmergebnis bzw. -teilergebnis ein oder mehrere Messpunkte definiert. Jeder dieser Messpunkte muss objektiv messbar sein. Ebenso müssen diese so definiert werden, dass für jeden einfach und klar festgestellt werden kann, ob dieser erreicht ist.

Beispiel bei einem Hausbau:

  • Teilergebnis „Tiefbau abgeschlossen“
    • Messpunkt „Baugrube ausgehoben“: Tiefe, Breite und Länge stimmen mit den Vorgaben überein.
    • Messpunkt „Abtransport Erde, sowie gerodete Bäume und Sträucher“: Alle LKW-Fuhren sind abgeschlossen.

Sind alle Messpunkte eines Teilergebnisses zu 100% erreicht, so ist das Teilergebnis zu 100% fertiggestellt.

Ein Ergebnis kann dabei nur zu 100% erreicht sein oder es ist nicht erreicht (0%). Sind alle Ergebnisse zu 100% erreicht, ist das Programm fertiggestellt und die Abnahme muss vom Auftraggeber gegeben werden.

Damit werden mehrere positive Punkte erreicht.

  • Der Auftraggeber legt mit dem Programmteam am Anfang des Programms fest, wann das Programm erfolgreich abgeschlossen ist.
  • Es besteht vor der Programmumsetzung Klarheit, was in welcher Qualität geliefert werden muss und wie dies geprüft wird.
  • Der Auftraggeber kann am Ende des Programms die protokollierte Liste der Messpunkte prüfen und hat dadurch eine hohe Transparenz über die umgesetzten Arbeiten. Ebenso benötigt er weniger Zeit für die Abnahme.

Kulturmanagement

In großen Programmen arbeiten oft Personen aus unterschiedlichen Unternehmen und auch aus unterschiedlichen Kulturkreisen zusammen. Diese unterschiedlichen Kulturen gilt es zu berücksichtigen und über eine einheitliche Programm-Charta transparent festzulegen, wie in diesem Programm zusammengearbeitet wird.

Phasenergebnisse

Planungsdokumente des Programms und pro Projekt im Programm

  • Strukturplan
  • Ablaufplan
  • Ressourcenplan
  • Terminplan
  • Kostenplan

Ergebnisdokumente des Programms und pro Projekt im Programm

  • Ergebnisplan
  • Roadmap der Projekte

Schnittstellendokumente des Programms und pro Projekt im Programm

  • Schnittstellenliste
  • Schnittstellenbeschreibungen
  • Schnittstellenmatrix
  • Schnittstellen-Einflussmatrix

Abschlussdokumente des Programms und pro Projekt im Programm

  • Messpunktliste
  • Messpunktdokumentationen

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