Programm-Management im Detail: Phase Programmabschluss

ProgrammManagement: Phase Programmabschluss

Überblick

Die Blogs

sind die ersten Teile der Reihe zum Themengebiet Programm-Management. Aufbauend hierauf befasst sich dieser Blog mit der Phase Programmabschluss.

Aufgaben

Abschlussmessung

In der Phase Programmplanung wurde die Abschlussplanung erstellt. Die fertiggestellten Ergebnisse und Teilergebnisse werden in der Phase Programmsteuerung und -controlling ständig mit dem Programmfortschritt fortgeschrieben. Gelangt das Programm in die Phase des Programmabschlusses, so sind alle Messpunkte und somit auch alle Teilergebnisse und Ergebnisse aus der Programmausführungsphase fertiggestellt bzw. abgeschlossen.

Hier werden „nur“ noch die Ergebnisse und Teilergebnisse dieser Phase bearbeitet und abgeschlossen.

Abschlussreporting

Im Abschlussreporting wird der Programmabschlussbericht fertiggestellt. Dieses Dokument kann in der Programmausführungsphase, parallel zur Fertigstellung der Programmergebnisse, erstellt werden.

Dieser Programmabschlussbericht enthält die Programmziele, -ergebnisse, -teilergebnisse und die zugehörigen Messpunkte. Begonnen wird mit einem Überblick über den Programmauftrag und den Programmzielen. Darauf aufbauend werden die Programmergebnisse mit ihren Teilergebnissen und Messpunkten aufgelistet.

Dieser Report ist ein wichtiges Übergabedokument vom Auftragnehmer an den Auftraggeber am Ende des Programms.

Abschlussanalyse

Die Abschlussanalyse macht aus kaufmännischer Sicht eine Nachbetrachtung über das Programm. In ihr werden

  • die Plan- und Istkosten und
  • die Plan- und Isttermine

gegenüberstellt. Ebenso wird der ursprüngliche Umfang mit dem gelieferten Umfang verglichen und die Qualitätsziele betrachtet.

Erfahrungssicherung

Die Sicherung der gemachten Erfahrungen ist ein wichtiger Baustein bei der ständigen Verbesserung von Unternehmen. Hierzu können Lessons Learned Termine stattfinden oder Retrospektiven durchgeführt werden.

Wichtig ist die Sicherung dieser Erkenntnisse projekt- bzw. programmübergreifend auf Unternehmensebene. Diese Ergebnisse dienen anderen Projekt- bzw. Programmleitern bei neuen Projekten bzw. Programmen als Information.

Abschlusssitzung

In der Abschlusssitzung trifft sich ein letztes mal das gesamte Programmteam. Es werden die wichtigen Ereignisse bzw. Meilensteine des Programms noch einmal aufgezeigt. Ebenso wird der Weg vom Anfang bis zum Programmende, mit all seinen Schwierigkeiten, offen dargestellt. Danach werden die gemeinsam geleisteten Ergebnisse und die Erreichung des Programmziels präsentiert.

Dies ist auch eine Gelegenheit zu feiern und sich zu verabschieden, da i.d.R. die Teammitglieder in den unterschiedlichsten anderen Projekten weiter arbeiten werden.

Entlastung des Projektteams

Genauso wie am Anfang des Programms die notwendigen Projekte, für die Erreichung des Programmziels, aufgesetzt werden, genauso werden, die noch nicht abgeschlossenen Projekten am Ende des Programms beendet.

Sind in den Projekten alle Aufgaben erledigt, so können die Projektleiter mit ihren Projektteams entlastet werden. Gibt es noch notwendige Nachbesserungen, so müssen die Projekte (Projektleiter) sicherstellen, dass diese nach dem Projekt- und Programmende erfolgreich umgesetzt werden.

Programm-Ende

Ganz am Schluss des Programms müssen noch die vereinbarten Dokumente an den Auftraggeber übergeben, die Übergabe in den Regelbetrieb sichergestellt und alle Regeltermine beendet werden.

Phasenergebnisse

Die Phasenergebnisse dieser letzten Phase sind der Abschlussbericht, die Abschlussanalyse, die Lessons Learned und die Programmabschlussfeier.


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