Programm-Management im Detail: Phase Programm-Setup

ProgrammManagement: ProgrammSetup: Überblick

Überblick

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habe ich mit dem Themengebiet Programm-Management begonnen. Aufbauend hierauf, werde ich mich in diesem Blog mit der Phase Programm-Setup näher beschäftigen.

Nachdem das Programm am Ende der vorherigen Phase (Programmstart) mit dem Programm-Kick-off gestartet wurde, werden in dieser Phase die Grundpfeiler für das gesamte Programm gelegt. Es werden verschiedene analytische Werkzeuge herangezogen, um den Umfang, den Inhalt und das Ziel zu definieren und in der Programmdefinition zu dokumentieren. Besonders zu erwähnen ist die Definition der Ziele der einzelnen Projekte des Programms, sowie die Definition und der Aufbau des Risikomanagements.

Die Programmdefinition ist die Grundlage für die Programmdetailplanung. Sie ist kein statisches Dokument, da die im Programmverlauf anfallenden Änderungen in ihr fortgeschrieben werden. Ebenso ist die Programmdefinition ein umfangreiches Dokument, welches hunderte bis tausende von Seiten umfassen kann.

Aufgaben

Strategische Analyse

Ein Programm hat eine Größe und eine Kritikalität, welche mit einem eigenständigen Unternehmen vergleichbar ist. Somit können auch die Werkzeuge der strategischen Unternehmensplanung genutzt werden.

Welche dieser vielfältigen Werkzeuge sinnvoll im konkreten Programm genutzt werden, muss individuell entschieden werden. Ebenso würde es den Rahmen dieses Beitrages sprengen, diese Werkzeuge im Detail zu beschreiben. Aus diesem Grund hier nur eine Auflistung der gängigen Instrumente für die strategische Unternehmensplanung und der grobe Prozessablauf.

  • Strategische Planungselemente
    • Unternehmensgrundsätze und Unternehmensvision
    • Analyse der Unternehmenssituation — Stärken / Schwächen
    • Analyse der Umwelt — Chancen / Risiko
    • Marktanalysen mit Trends und Marktentwicklungen
    • Marktwachstum-Marktanteil-Portfolio
    • Marktattraktivität-Wettbewerbsvorteil-Portfolio
    • Branchenstrukturanalysen, bezogen auf Kunden, Lieferanten und Wettbewerber
    • SWOT-Analysen
    • Szenarioanalysen
    • Konkurrenzanalyse
    • Kosten-Nutzen-Analyse
    • Produkt-Markt-Matrix von Ansoff
    • GAP-Analyse
    • Absatz- und Umsatzschätzungen für einzelne Kunden oder Segmente
    • Geschäftsfeld-Portfolioanalysen
    • Definition von strategischen Zielen
    • Entwicklung von strategischen Maßnahmen
    • Auswahl von strategischen Topmaßnahmen mit Berechnung der finanziellen Auswirkungen
    • Erstellung eines Umsetzungsplans für ausgewählte strategische Maßnahmen
  • Operative Planungselemente
    • Umsatz- und Ergebnisplanung
    • Bilanzplanung
    • Personalplanung
    • Investitionsplanung
    • Liquiditätsplanung
Strategische Unternehmensplanung
Strategische Unternehmensplanung

Cultural Due Diligence

Bei der Cultural Due Diligence geht es um die Analyse der unterschiedlichen Unternehmenskulturen von den beteiligten Firmen. Diese Analyse sollte von einem unabhängigen externen Unternehmen durchgeführt werden. Ziel ist es, die kulturellen Unterschiede herauszufinden. Dabei können die Hierarchie, die Entscheidungswege, der Umgang (untereinander und gegenüber Lieferanten und Kunden), der Dresscode, die Arten der Mitarbeitermotivation, etc. betrachtet werden.

Stakeholder Analyse

Die Stakeholder Analyse kümmert sich um alle Personen, welche ein Interesse an diesem Programm haben. Dabei ist es unerheblich, ob diese Personen in den involvierten Unternehmen arbeiten, ob sie Mitarbeiter von Behörden und öffentlichen Einrichtungen sind oder ob sie betroffene Privatpersonen sind. Dabei können Personen und Organisationen auch gruppiert werden, wenn diese als Einheit auftreten. Beispielsweise alle Naturschützer und Naturschutzorganisationen, wenn es um den Bau einer Straße an einem Naturschutzgebiet geht.

Ergebnisse der Stakeholder Analyse sind:

  • Liste aller Stakeholder mit einer kurzen Beschreibung ihrer Interessen und ihrer Ziele (beispielsweise unterstützende oder behindernde Ziele)
  • Macht-Interessen-Matrix (nach Gardner, Rachlin, Sweeny 1986)

Zieldefinition

Definition der Ziele, welche das Programm erreichen soll und welchen Beitrag die einzelnen Projekte dazu beitragen. Diese Ziele können auch Meilensteine sein, zu denen ein „Abschnitt“ fertiggestellt sein soll.

Risikomanagement

Ein funktionierendes Risikomanagement ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren in jedem Projekt. Je größer ein Projekt ist, umso wichtiger wird das Risikomanagement. Da Programme per Definition immer groß und komplex sind, ist auch hier das Risikomanagement ein sehr wichtiger Baustein für den Programmerfolg.

Da ich das Risikomanagement als sehr wichtig im Projektmanagement ansehe, werde ich hierzu noch mehrere Blogs schreiben. Aktuell kann aus dem Blog „Risikomanagement, ein Einblick“ der grobe Überblick entnommen werden.

Phasenergebnisse

Programmdefinition

Auf Grundlage des Programmauftrags wird die Programmdefinition entwickelt. Dabei entspricht die Gliederung der Programmdefinition in weiten Teilen der Gliederung einer Projektdefinition. Sie dokumentiert alle wichtigen Programmparameter wie beispielsweise den Programmumfang, die Programmdauer, das Programmbudget, das Programmziel, etc.

Beispielhafte Gliederung:

  1. Grundlage bzw. Zweck des Programms
  2. Ziele des Programms
  3. Programmprodukte bzw. Ergebnisse
  4. Umfang
  5. Budget
  6. Meilensteine
  7. Strukturierung des Programms und Vorgehensweise
  8. Risikomanagement
  9. Rahmenbedingungen

Weitere Blogs zu diesem Thema

 


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