Persönliches Kanban

Persönliches Kanban

Um was geht es?

Kanban erzeugt einen kontinuierlichen Fluss der Arbeit, welcher laufend verbessert wird. Die grundlegenden Praktiken von Kanban sind:

  • Sichtbarmachen des Arbeitsflusses,
  • Begrenzen der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben,
  • (Messung und) Steuerung des Arbeitsflusses und
  • Kontinuierliche Verbesserung.

Weitere Informationen können im Blog „IT-Kanban ein Überblick“ und bei Wikipedia nachgelesen werden.

Beim „persönlichen Kanban“ geht es um die eigene (persönliche) Arbeit.

  • Wie arbeite ich meine Aufgaben ab?
  • In welcher Reihenfolge arbeite ich meine Aufgaben ab?
  • Wie viele Aufgaben bearbeite ich gleichzeitig?
  • Wie gehe ich mit Störungen, die das abarbeiten meiner Aufgabe verhindern, um?

Und genau hierum soll es in diesem Blog gehen. Wie steuere ich meine Arbeit.

Wofür ist dies nützlich?

In der heutigen Arbeitswelt bekommt man immer mehr Aufgaben zugeteilt. Oft werden die Aufgaben nicht klar erläutert.

  • Was muss genau gemacht werden?
  • Bis wann muss es spätestens fertig sein? ⇐ realistisch und nicht die Standardantwort „gestern“
  • Wann ist die Arbeit erfolgreich abgeschlossen?
  • Wer prüft das Ergebnis und wie wird es geprüft?
  • Wann hat der Prüfer Zeit dies zu prüfen?

Vor diesem Hintergrund werden oft viele Aufgaben begonnen, ohne diese vollständig abschließen zu können. Die führt zu Frustrationen und Verstimmungen auf allen Seiten.

Hier unterstützt ein persönliches Kanban. Es hilft:

  • Aufgaben schneller zu einem vollständigen Abschluss zu führen,
  • weniger Aufgaben parallel zu bearbeiten (sich nicht zu verzetteln) und
  • die eigene Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.

Wie funktioniert es?

Kanban-System
Kanban-System

Die Einführung eine persönlichen Kanbans geht zum einen schnell und zu anderen wird es nie enden. Es ist ein kontinuierlicher Prozess. Da Kanban dort ansetzt, wo man sich aktuell befindet, braucht man keine große Einführung, man fängt einfach an.

Doch was bedeutet dies? Wo soll man wie anfangen?

Hier verweise ich auf den Blog „Einführung von IT-Kanban“. Alles in diesem Blog-Beitrag kann leicht auf ein „ein-Personen-Team“ übertragen werden.

Die Vorbereitung:

  • Wieso, weshalb, warum?
    • Warum soll etwas verändert werden?
    • Warum soll diese Veränderung jetzt passieren?
    • Welche Resultate sollen erreicht werden?
    • Warum soll Kanban hierfür eingeführt werden?
    • Wer ist an dieser Veränderung, außer mir selbst, interessiert?
  • Initiales aufsetzen (Details im Blog „ Einführung von IT-Kanban “)
    • Welche Arten von Arbeit (Arbeitstypen) gibt es?
    • Welche Arbeitsschritte gibt es bei den unterschiedlichen Arbeitstypen?
    • Welche Kapazitäten (WiP-Limits) gebe ich mir? ⇐ dies ist sehr wichtig und lieber zu niedrig anfangen
    • Welche Serviceklassen werden benötigt?
    • Wie wird die Performance des Systems gemessen?
    • Wann und wie wird neue Arbeit in das System gegeben?
    • Ist das bisher geplante System für meine Aufgaben passend und hilfreich?

Und schon geht es los. Ab morgen wird das selbst erstellte Kanban genutzt. Schnell wird man feststellen, wo die Schwachpunkte sind, wo es nicht funktioniert (dies gilt für das erstellte Kanban aber im besonderen für die eigene Arbeitsweise). Jetzt ist es wichtig zuerst diese Schwachpunkte zu beseitigen und dann erst weiter an den Arbeitspaketen zu arbeiten (siehe im Blog „IT-Kanban ein Überblick“ die Teil „Probleme sichtbar machen“ und „Engpässe sichtbar machen“).

Auch wenn es keine gravierenden Schwachpunkte gibt, ist es sinnvoll in regelmäßigen Abständen Retrospektiven durchzuführen (was lief gut, was lief nicht so gut, was kann ich besser machen). Dies muss nicht lange dauern. Fünf Minuten reichen hierfür oft aus.

Ein Beispiel für den Einsatz eines persönlichen Kanban kann im Blog „Braucht der Scrum Product Owner Kanban?“ nachgelesen werden.

Welche Werkzeuge werden benötigt?

„Hierfür benötigt man nichts“, ist zwar etwas übertrieben, aber viel benötigt es wirklich nicht. Hier ein paar Beispiele:

  • Karteikarten, Pin-Nadeln, eine Wand oder eine Pinwand oder
  • Tabellenverwaltung wie Excel oder
  • Spezial-Tools wie
    • Jira (wenn die Firma es schon im Einsatz hat, kann man es vielleicht auch für ein persönliches Kanban nutzen) oder
    • Trello (in der Basis-Version kostenfrei)

Wichtig ist, das man sich an die Prinzipien hält.

  • Limits an Aufgaben, welche parallel angegangen werden,
  • Schwachpunkte bzw. Engpässe beseitigen, bevor man mit den Aufgaben weiter macht,
  • regelmäßig Retrospektiven durchzuführen (was lief gut, was lief nicht so gut, was kann ich besser machen) und
  • das persönliche Kanban Schritt für Schritt verbessern.
Persönliches Kanban
Beispiel eines persönlichen Kanban-Board

Spaltenbedeutung

  • Backlog
    • Jedwede Arbeit, welche man neu bekommt.
  • Prüfung (2) ⇒ Auftragsklärung
    • Limit von maximal 2 Aufgaben parallel.
    • Prüfung der neuen Arbeit.
      • Ist diese vollständig beschrieben?
      • Habe ich dies vollständig verstanden?
      • Ist mir klar, wann ich fertig bin?
      • Wurde beschrieben, wie diese Aufgabe getestet, freigegeben, bzw. abgenommen wird?
    • Ggf. muss mit dem Auftraggeber Rücksprache gehalten oder sogar die Aufgabe zurückgegeben werden.
  • Bereit
    • Alle Aufgaben, die erfolgreich geprüft sind und umgesetzt werden können.
  • In Arbeit (3)
    • Limit von maximal 3 Aufgaben parallel.
    • „Hier macht man seine Arbeit.“
  • Test/Freigabe
    • Test, Freigabe, bzw. Abnahme vom Auftraggeber.
  • Erledigt
    • Alles was fertig ist.

 
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