Onboarding im Projekt

Onboarding in Projekten und Programmen

Einen Onboarding-Prozess gibt es nicht umsonst

Um einen Onboarding-Prozess aufzusetzen und die notwendigen Dokumentationen zu erstellen, wird Zeit benötigt. Somit entstehen Kosten. Zum einen einmalige Kosten für die initiale Erstellung und zum anderen laufende Kosten für die Aktualisierung der Dokumente (bei Bedarf).

Einen Onboarding-Prozess aufzusetzen ist somit nur sinnvoll, wenn ein Nutzen vorhanden ist, welcher diese Kosten übersteigt.

Onboarding im Unternehmen

Wenn ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen eintritt, dann ist es heutzutage in größeren Unternehmen üblich, dass dieser ein standardisiertes Onboarding durchläuft. Hierbei wird das Onboarding oft in mehrere Phasen unterteilt:

  • Vorphase: Von dem Personalbedarf bis zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages
    • Ein detailliertes Anforderungsprofil erleichtert das Finden von geeigneten Bewerbern.
    • Vorstellungsgespräch (telefonisch, wie persönlich)
      • Unternehmen vorstellen inkl. Unternehmensphilosophie
      • Aufgaben genau beschreiben
      • Arbeitsbedingungen offen kommunizieren
      • Diese drei Punkte erleichtern dem Bewerber zu entscheiden, ob diese Stelle für ihn passend ist (besser es jetzt herauszufinden, als in der Probezeit)
      • Offen nach fachlichen Defiziten fragen und Weiterbildungsmaßnahmen vereinbaren
      • Mitarbeiter in die Entscheidung, welcher Bewerber ausgewählt wird, einbeziehen
  • Aufnahmephase: Vom Zeitpunkt der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag
    • Neuen Mitarbeiter schon in das Team einbeziehen. Beispielsweise durch
      • Aufnahme Mailverteilerliste für Rundschreiben
      • Einladung zu Veranstaltungen oder Feiern, welche in diesem Zeitraum stattfinden
    • Arbeitsfähig machen
      • Arbeitsplatz
      • Arbeitsmittel
      • Zugangskarten oder Schlüssel zu Gebäuden, Räumen, etc.
      • IT-Zugänge
      • Notwendige Software auf dem Firmen-PC
  • Orientierungsphase: Vom ersten Arbeitstag bis zur Beendigung des Einführungsprozesses
    • Mitarbeiter vorstellen und dem Mitarbeiter die Abteilungen vorstellen
    • Einführungsseminare (Unternehmensüberblick, Firmenkultur, etc.)
    • Schriftlicher Einarbeitungsplan
    • Freiwillige Mentoren und Paten
    • Arbeitsabläufe erklären
    • Bereitstellen von Unternehmensinformationen im Intranet
    • Feedbackrunden vereinbaren
  • Integrationsphase: Nach dem Einführungsprozess
    • Schlüsselpersonen der für den Mitarbeiter wichtigsten Abteilungen kennenlernen
    • Förderung des Aufbaus berufliche Netzwerke des neuen Mitarbeiters
    • Weiterbildungsmaßnahmen
    • Feedbackrunden vereinbaren

Welche Vorteile hat das Onboarding?

Die Vorteile eines professionellen Onboardings sind vielfältig und haben eine große Auswirkung auf das gesamte Unternehmen. Deshalb ist professionelles Onboarding bei immer mehr Unternehmen selbstverständlich.

Doch was sind diese Vorteile?

  • Der neue Mitarbeiter wird nicht „ins kalte Wasser geworfen“. Er wird abgeholt und integriert.
  • Eine frühzeitige Kündigung wird stark reduziert. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, da die Einarbeitung und der Wissensaufbau teuer für jedes Unternehmen sind.
  • Der Mitarbeiter ist motivierter und fühlt sich ernst genommen.
  • Die volle Leistungsfähigkeit (Einarbeitungszeit) wird früher erreicht.
  • Die Einstellung zum Unternehmen ist positiver geprägt.
    • Loyalität gegenüber dem Unternehmen
    • Weiterempfehlung als Arbeitgeber

Onboarding in Projekte und Programmen

Onboarding in Projekten: Integration
Onboarding in Projekten: Integration

Wird ein Projekt aufgesetzt mit bspw. 3 bis 9 Personen, einer Laufzeit von 2 bis 3 Monaten und einem Team, was sich schon lange kennt und was über die Projektlaufzeit fest zusammenbleibt, so ist ein Onboarding wahrscheinlich nicht notwendig.

In großen und lang laufenden Projekten und Programmen ist es dagegen die Normalität, dass immer wieder Personen in das Projektteam dazukommen und auch das Projektteam vor dem Projektende wieder verlassen.

Da in Projekten und Programmen die Zeit und auch die Ressourcen (Personen) ein rares Gut sind, ist die Möglichkeit, neue Teammitglieder schnell eingearbeitet zu haben,  ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Ebenso wirkt sich eine hohe Motivation sehr positiv auf die Qualität und Kommunikation (Schnittstellenproblematik) aus.

Ein professionelles Onboarding und auch Offboarding ist auf jeden Fall zu empfehlen. Wie dieses ausgestaltet wird und wie viel Zeit zum Aufbau eines On- und Offboarding-Prozesses investiert wird, muss von Projekt zu Projekt ganz individuell entschieden werden.

Muster-Checklisten

Onboarding in Projekten: Vor- und Aufnahmephase
Onboarding in Projekten: Vor- und Aufnahmephase
Onboarding in Projekten: Orientierungs- und Integrationsphase
Onboarding in Projekten: Orientierungs- und Integrationsphase
Onboarding in Projekten: Offboarding
Onboarding in Projekten: Offboarding
 
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