Kommunikation, die Grundlage eines erfolgreichen Projektes

Kommunikation

Einleitung

In Projekten, seien diese agil oder phasenorientiert, kommen Personen zusammen, welche i.d.R. in dieser Zusammensetzung bisher nicht gearbeitet haben. Ebenso sind die Aufgaben und Abläufe in Projekten andere als im „normalen“ Tagesgeschäft.

Jedes Teammitglied hat für sich seine Erfahrungen gemacht und weiß, wie es seine Arbeit erledigen muss. Diese, im Tagesgeschäft, erfolgreichen Strategien werden von den einzelnen Teammitgliedern mit in das Projekt genommen, im festen Glauben, dass diese dort genauso gut funktionieren.

Diese Punkte können dazu führen, dass Teammitglieder die Zusammenarbeit im Projekt als schwerer und schlechter empfinden, was dann auch so ist.

Kommunikation im Projekt

Der Kommunikation wird in vielen Projekt-Standards eine hohe Bedeutung beigemessen. Beispielsweise gibt es im Standard von PMI ein eigenes Wissensgebiet „Kommunikationsmanagement in Projekten“ (siehe auch „Wie funktioniert Projektmanagement auf Grundlage des PMI?„).

Für die Kommunikation vom Projektmanagement (bspw. Product Owner, Scrum Master, Projektleiter, Teilprojektleiter, Risikomanager oder Project Office) an das Management, die Fachabteilungen, die Anwender oder auch den Kunden gibt es in vielen Projekten einen Kommunikationsplan. Dieser Kommunikationsplan beschreibt wann, in welcher Form, an wen, welche Informationen weitergegeben werden.

Für die Kommunikationsplanung gibt es in vielen Unternehmen Vorlagen, welche von Projekt zu Projekt verbessert werden. Diese Vorlagen werden dem Projekt zu Verfügung gestellt und müssen „nur“ an die Besonderheiten des Projekts angepasst und ergänzt werden. D.h. dieser Bereich der Kommunikation wird in vielen Projekten beachtet und auch erfolgreich durchgeführt. Wichtig ist auch hier der Aspekt der Vollständigkeit (siehe auch „Die Wichtigkeit der Vollständigkeit„).

Die Herausforderung

Die Herausforderung in vielen Projekten ist die Kommunikation im Team. Die Kommunikation im Team wird schwieriger, wenn

  • das Team auf mehrere Räume, Gebäude, Städte oder sogar Länder (Zeitzonen) verteilt ist.
  • im Team auch Mitarbeiter aus anderen Unternehmen mitarbeiten (unterschiedliche Unternehmenskulturen).
  • die Mitarbeiter im Team aus unterschiedlichen Kulturkreisen kommen (siehe auch „Aspekte zur interkulturellen Kompetenz im Projektmanagement„).

Grundlegend ist in jedem Projekt, dass von der Kommunikation über eine „Holschuld“ und „Bringschuld“ Abstand genommen wird. Es wird eine Projektkultur benötigt, in der JEDER aktiv auf die anderen zugeht.

Teammitglieder, die Informationen bzw. Ergebnisse für andere haben

Diese Teammitglieder haben die Verantwortung aktiv zu kommunizieren,

  • dass diese Informationen bzw. Ergebnisse fertig sind und wo diese verfügbar sind,
  • sobald es absehbar ist, dass der geplante Termin nicht eingehalten werden kann,
  • sobald absehbar ist, dass die Informationen bzw. Ergebnisse nicht den geplanten Inhalt haben und
  • auch bei allen anderen Punkten, welche die anderen Teammitglieder wissen müssen.

Bis auf den ersten Punkt aus der obigen Liste, muss auch eine Kommunikation zum Projektmanagement (bspw. Product Owner, Scrum Master, Projektleiter, Risikomanager, Project Office) erfolgen.

Teammitglieder, die Informationen bzw. Ergebnisse von anderen benötigen

Diese Teammitglieder haben die Verantwortung aktiv zu kommunizieren.

  • Nachfragen, wann geplant ist, dass die Informationen bzw. Ergebnisse (I/E) zu Verfügung gestellt werden.
  • Informieren, bis zu welchem Termin die I/E spätestens benötigt werden.
  • Informieren, was es für das Projekt bedeutet, wenn die I/E nicht planmäßig geliefert werden.
  • Bei wichtigen I/E frühzeitig nachfragen, ob der geplante Termin gehalten wird.
  • Am Termin nachfragen, warum die I/E nicht bereitgestellt wurde, bzw. keine Kommunikation erfolgt ist.

Ziel

Durch eine aktive Kommunikation in beide Richtungen wird verhindert, dass Teammitglieder auf Informationen bzw. Ergebnisse warten, ohne das jemand mitbekommt, dass dies so ist und was das für Konsequenzen hat.

In agilen Projekten gibt es das Ereigniss bzw. die regelmäßige Besprechung „Daily Standup“ (siehe auch „Überblick über Scrum„). In diesem Daily berichtet jedes Teammitglied, was es seit dem letzten Daily für das Projekt erreicht hat, welche Hindernisse stören und was bis zum nächsten Daily geplant ist, zu erledigen. Dies fördert die Kommunikation sehr. Wichtig ist, dass die relevanten Personen auch an diesem Daily teilnehmen (siehe Blog Vollständigkeit) und die Themen auch angesprochen werden. Da das Daily allerdings nur einen kurzen Zeitraum betrachtet, können ggf. Probleme nicht frühzeitig erkannt werden. Aus diesem Grund ist das Daily zwar eine hervorragende Ergänzung. Die oben beschriebene aktive Kommunikation kann aber nicht vollständig durch ein Daily abgebildet werden.

 
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