IT-KANBAN ein Überblick

Kanban Überblick

Einführung

KANBAN, das ist doch das Board mit den Spalten „Bereit“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Da werden dann immer so Zettel dran geklebt, mit den Aufgaben, die wir erledigen sollen. Das haben wir auch bei uns in der Abteilung und jeder schiebt auch seinen Zettel schön von einer Spalte zur nächsten. Ja, Kanban machen wir schon länger und es stört mich auch überhaupt nicht bei meiner Arbeit.

So, oder so ähnlich wird IT-Kanban in manchen Abteilungen bzw. Firmen genutzt. Doch was enthält IT-Kanban alles und was ist seine Idee bzw. sein Ziel?

Grundlegendes

Kanban möchte einen kontinuierlichen Fluss der Arbeit erzeugen. Dabei hat es einfache Regeln, kann mit relativ wenig Aufwand eingeführt werden und sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung (siehe auch Wikipedia).

Bei Kanban gibt es keine großen Umstellungsprojekte (Kanban-Einführungsprojekte). Kanban setzt dort auf, wo die Organisation sich gerade befindet. Von dort werden inkrementelle kleine Verbesserungen angestrebt (regelmäßig kleine Schritte in die richtige Richtung gehen). Grundlegend ist allerdings, dass diese Verbesserungen von allen eingebracht und umgesetzt werden dürfen.

Die grundlegenden Praktiken von Kanban sind:

  • Sichtbarmachen des Arbeitsflusses,
  • Begrenzung der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben,
  • Messung und Steuerung des Arbeitsflusses,
  • alle Prozessregeln und Definitionen müssen schriftlich festgehalten werden und allen beteiligten Personen bekannt und zugänglich sein,
  • Verbesserungsmechanismen müssen eingeführt werden, welche auf allen Ebenen der Organisation gültig sind und
  • Verbesserungen müssen gemeinschaftlich durchgeführt werden.

Dies sind die Grundlagen zu dem WAS gemacht werden sollte. WIE dies umgesetzt wird, erfolgt über die kontinuierliche Verbesserung und kann von  Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.

Sichtbarmachen des Arbeitsflusses

Der hier relevante Arbeitsfluss beginnt und endet an den Grenzen des Bereichs, welcher Kanban einsetzt. Alle Aufgaben (Arbeit), welche in den „Kanban-Bereich“ kommen, werden auf einem Kanban-Board festgehalten. Jede Aufgabe durchläuft auf diesem Kanban-Board von links nach rechts alle notwendigen Schritte, bis diese Aufgabe das Board am rechten Rand verlässt.

Kanban Board
Beispiel eines Kanban Boards

Jede Aufgabe entspricht einer „Karte“ auf dem Kanban-Board. Sie enthält den Ersteller der Aufgabe, den Titel, eine kurze Beschreibung, das Datum an dem die Aufgabe auf das Board gekommen ist und das Datum an dem die Aufgabe erledigt wurde. Zusätzlich wird der aktuelle Bearbeiter, welcher wechseln kann (bspw. Umsetzung und Test werden von verschiedenen Personen durchgeführt), zugeordnet.

Hilfreich ist es auch die Aufgaben zu kategorisieren. Hier ein paar Beispiele:

  • Quellen, wie Gesetzgeber, Support, Projekt XY, Kunde A, Fachabteilung 1, etc.
  • Aufgabenarten, wie Wartung, User Storys, Bugs, etc.

Die Aufgabenarten können als waagrechte Linien (Swim Lanes) in das Board eingefügt werden. Jede Aufgabenart kann dabei unterschiedlich viele Schritte auf dem Board durchlaufen.

Begrenzung der Arbeit (WIP-Limits)

Einer der Grundpfeiler von Kanban ist die Begrenzung der Arbeit. Hierbei geht es nicht darum weniger zu arbeiten. Vielmehr bezieht sich dies auf die parallel abzuarbeitenden Aufgaben. Diese Begrenzung hat mehrere Vorteile.

Beim Wechsel von einer Aufgabe zu einer anderen Aufgabe muss man sich erst einmal wieder in die Aufgabenstellung einarbeiten (in der Industrie nennt man dies Rüstzeiten). Um so mehr Aufgaben parallel bearbeitet werden, um so länger es dauert, bis man wieder die selbe Aufgabe weiter bearbeitet, um so aufwändiger ist es, sich in diese Aufgabe einzuarbeiten.

Dadurch, dass weniger Aufgaben parallel begonnen werden, können die einzelnen Aufgaben auch früher abgeschlossen werden. Dies verkürzt die Durchlaufzeit und bringt dem Kunden (intern wie extern) früher sein angefordertes Ergebnis (Produkt, Funktionalität, etc.). Ebenso ist die Wartezeit einer Aufgabe, d.h. die Zeit an der an einer Aufgabe nicht gearbeitet wird, geringer.

Dies alles erhöht die Vorhersagbarkeit des Fertigstellungstermins einer Aufgabe und somit die Termintreue.

Probleme sichtbar machen

Kanban Board mit WIP-Limits
Kanban Board mit WIP-Limits

In der Abbildung „Kanban Board mit WIP-Limits“ sind in der Überschrift bei manchen Spalten Zahlen in Klammern vorhanden. Diese Zahlen zeigen das WIP-Limit auf. D.h. wie viele Aufgaben gleichzeitig in diesem Schritt bearbeitet werden dürfen. In diesem Beispiel dürfen in der Konzeption nur zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden.

In der Spalte Umsetzung sind bei beiden Aufgaben rote Fahnen. Diese roten Fahnen bedeuten, dass diese Aufgaben blockiert sind. An diesen Aufgaben kann nicht weiter gearbeitet werden.

Da das WIP-Limit bei der Umsetzung die Größe zwei hat, können keine neuen Aufgaben angenommen werden. In der Konzeption ist das WIP-Limit ebenso zwei. Dort wurden beide Aufgabe fertig bearbeitet. Da diese aber vom nachfolgenden Schritt nicht abgeholt werden können, können auch in diesem Schritt keine neuen Aufgaben aus der Spalte Bereit geholt werden.

Somit werden Probleme nicht nur sichtbar gemacht (rote Fahnen), es können auch in der Konzeption und in der Umsetzung keine Arbeiten mehr durchgeführt werden. Alle Personen, in diesen beiden Schritten, haben jetzt keine Aufgaben, an denen sie arbeiten können.

Dies ist von Kanban so gewollt, denn diese freie Zeit sollen alle nutzen, um das Problem zu erkennen und zu beseitigen. Ebenso sollen Lösungen gefunden werden, um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden. Dies ist ein Schritt in der kontinuierlichen Verbesserung.

Engpässe sichtbar machen

Kanban Board mit Engpass
Kanban Board mit Engpass

Auch Engpässe werden durch die WIP-Limits sichtbar gemacht. In der Abbildung „Kanban Board mit Engpass“ ist die Umsetzung mit beiden Aufgaben fertig. Im Test, mit einem WIP-Limit von eins, wird aber noch an einer Aufgabe gearbeitet. Im Test kann somit keine weitere Aufgabe geholt werden. Dadurch kann auch in der Umsetzung keine Aufgabe aus der Konzeption geholt werden. Damit haben die Personen im Schritt Umsetzung nichts zu tun. Auch diese ist von Kanban so gewollt. Diese Personen sollen sich darum kümmern, wie der Engpass (Flaschenhals) beim Test behoben wird. Somit hat man eine stetige Verbesserung und die Erhöhung des Gesamtdurchsatzes wird kontinuierlich verbessert. Doch „nach dem Engpass, ist vor dem Engpass“. Sobald der Engpass behoben ist, wird der nächste Engpass sichtbar. So wird Schritt für Schritt das Gesamtsystem, immer an den kritischsten Stellen, verbessert.

Serviceklassen

Serviceklassen dienen dazu, die Aufgaben nach ihren Risiken und deren Auswirkungen zu unterscheiden.

Oft genutzte Serviceklassen sind:

  • Beschleunigt
    • Diese Aufgabe hat Vorrang vor allen anderen Aufgaben und wird direkt abgearbeitet. Alle anderen Aufgaben müssen warten.
    • Das WIP-Limit im Kanban-Board darf hierfür auch überschritten werden.
    • Aber: Das WIP-Limit im gesamten Kanban-Board für alle Aufgaben dieser Klasse darf nur „1“ sein. Dies gewährleistet die schnelle Abarbeitung.
  • Fester Termin
    • Diese Aufgaben sollten so durch das Kanban-Board laufen, dass sie kurz vor dem Termin fertiggestellt sind.
    • Die Aufgaben müssen vorher analysiert und geschätzt werden, um den richtigen Startzeitpunkt zu ermitteln.
  • Vage
    • Diese Aufgaben haben einen niedrigen Geschäftswert und werden nachrangig bearbeitet.
  • Standard
    • Diese Aufgaben sind alle anderen Aufgaben. Diese sollten die meisten Aufgaben im Kanban Board sein.
    • Für diese Aufgaben sollte ein Service Level Agreement zugesagt werden. Es wird garantiert, dass x% der Aufgaben (ggf. in der Aufgabengröße S/M/L) nach y Tagen erledigt sind.

Wenn man das WIP-Limit des gesamten Kanban Boards betrachtet (in den beiden Abbildungen oben ist dies jeweils ein gesamtes WIP-Limit von neun Aufgaben), können die Serviceklassen prozentual zugeordnet werden.

Beispiel von WIP-Limits bei Serviceklassen
Klasse Prozent Anzahl Aufgaben
Beschleunigt 11% 1 Aufgabe
Fester Termin 33% 3 Aufgaben
Vage 11% 1 Aufgabe
Standard 56% 5 Aufgaben

In diesem Beispiel sieht man auch, dass die Serviceklasse „Beschleunigt“ das WIP-Limit von 100% überschreiten darf.

Kanban Board mit Serviceklassen
Kanban Board mit Serviceklassen

Ereignisse (feste Abstimmungen)

Kanban hat hier keine festen Vorgaben. Hilfreich können die folgenden Abstimmungen sein.

  • Daily Standup: Dies ist eine tägliche kurze Abstimmung. Was habe ich gemacht, was werde ich machen und was hindert mich daran, meine Arbeit zu machen.
  • Backlog Refinement: Hier wird das Backlog verfeinert bzw. aktualisiert und es wird festgelegt, welche Aufgaben vom Backlog in „Bereit“ verschoben werden.
  • Release Planung: Wann sollen welche Funktionalitäten wie ausgeliefert werden.
  • Retrospektive: Was haben wir gut gemacht, was lief nicht so gut und wie können wir uns verbessern.

Metriken

Die Metriken sind eine Grundlage für die stetige Verbesserung. Welche Metriken in welcher Form genutzt werden, muss nach dem Kosten/Nutzen-Aspekt von Fall zu Fall entschieden werden.

Cumulative Flow Diagram (CFD)

Mit diesem Diagramm wird Tag für Tag der Status aller Aufgaben aufgezeigt. Eine sehr detaillierte Beschreibung kann bei Pawel Brodzinski unter Cumulative Flow Diagram nachgelesen werden (in englischer Sprache).

Cumulative Flow Diagram (CFD)
Cumulative Flow Diagram (CFD)

Durchsatz-Diagramm

In diesem Diagramm werden für jede Aufgabe (X-Achse) die Dauer (Y-Achse) bis zur Fertigstellung eingezeichnet.

Alternativ kann auf der X-Achse die Dauer bis zur Fertigstellung und auf der Y-Achse die Anzahl der Aufgaben, welche diese Dauer haben, aufgezeigt werden.

Durchsatz Diagramme
Durchsatz Diagramme

Fehlerrate und Blockaden

Hier werden zum einen die Anzahl von Fehlern in einem bestimmten Intervall angezeigt und zum anderen die Anzahl und Dauer von Blockaden. Diese Diagramme können den gleichen Aufbau haben wie die Durchsatz-Diagramme.

Gerade die Fehlerrate ist eine sehr wichtige Kennzahl. Denn es soll nicht nur „schnell“ gearbeitet werden, ebenso soll das ausgelieferte Ergebniss eine hohe Qualität haben und fehlerfrei sein.

 
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