Erfolgreiche Projekte: Messkriterienbasierte Abschlussplanung

Messkriterienbasierte Abschlussplanung

Sage mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es enden wird.

Wird am Anfang eines Projektes mit dem Kunden definiert, wann das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist, dann erleichtert man am Ende des Projektes die Abnahme für den Kunden und den Lieferanten ungemein.

Die messkriterienbasierte Abschlussplanung habe ich schon in meinem Blog „Programm-Management im Detail: Phase Programmplanung“ angesprochen. Ich halte sie aber für so wichtig, dass ich ihr gerne einen eigenen Blog widme.

Überblick

Die messkriterienbasierte Abschlussplanung hat zum Ziel, schon am Anfang des Projektes, die Aufmerksamkeit auf den Projektabschluss und die dort fertiggestellten Projektergebnisse zu richten.

In der Planungsphase werden die zu erbringenden Leistungen bzw. Ergebnisse detailliert beschrieben. Diese Ergebnisse werden soweit in Teilergebnisse hierarchisch untergliedert, bis eine Detailebene erreicht ist, welche eine genaue Beschreibung dieses Ergebnisses erlaubt. Jedes dieser Teilergebnisse wird in der Ergebnisplanung genau beschrieben.

In der Abschlussplanung werden zusätzlich Messpunkte zu jedem dieser Teilergebnisse definiert. Dabei benötigt jedes Teilergebnis so viele Messpunkte, wie nötig sind, um die vollständige Fertigstellung dieses Teilergebnisses festzustellen.

Beispiel beim Hausbau:

  • Das Teilergebnis ist der Rohbau
  • die Messpunkte sind
    • Baugrube
    • Fundament
    • Mauerwerk inkl. Geschossdecken
    • Treppen
    • Dach
    • Fassade
Messkriterienbasierte Abschlussplanung: Beispiel-Hierarchie
Messkriterienbasierte Abschlussplanung: Beispiel-Hierarchie

Messpunkte

Jeder Messpunkt ist eine klar definierte und objektiv messbare Leistung.

Messpunkt
Messpunkt

Jeder der identifizierten Messpunkte muss dokumentiert werden. Dabei sollten mindestens die folgenden Informationen festgehalten werden:

  • Name des Messpunkts,
  • Beschreibung (muss auch einem Dritten verständlich sein),
  • Zugehörigkeit zu Teilergebnis,
  • Vertragsbezug,
  • Zuständiges Projekt und
  • Dokumentation des Ergebnisses (wie kann festgestellt werden, dass dieser Messpunkt fertiggestellt wurde und wo wird dies dokumentiert)

Die Liste der Lieferergebnisse wird zusammen mit der Liste der Messpunkte zwischen dem Kunden und Lieferanten abgestimmt. Dabei ist, neben der Vollständigkeit, vor allem die „Dokumentation des Ergebnisses“ sehr wichtig.

Herrscht zwischen Kunde und Lieferant Einigkeit darüber, wann jeder Messpunkt fertiggestellt ist und wie dies dokumentiert wird, so muss am Ende des Projekts „nur“ die Ergebnisdokumentationen aller Messpunkte geprüft werden. Wurde alle Messpunkte abgeschlossen, so sind alle Teilergebnisse fertig und so ist das Projekt fertiggestellt.

Anmerkungen

Wie detailliert die Abschlussplanung gemacht wird, ist ebenso eine Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Lieferanten. Dabei sollte der Kosten-/Nutzenaspekt in den Vordergrund gestellt werden.

Auch ist es oft, in dieser frühen Projektphase einfacher, eine objektivere und sachlichere Abstimmung über die Abnahmekriterien zu führen.

Abschließend kann ich nur empfehlen, die Abstimmung der Abnahmekriterien nicht erst kurz vor der Fertigstellung des Projektes zu beginnen.

 
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