Erfolgreiche Projekte: Aspekt Prozess

Erfolgreiche Projekte: Aspekt Prozess

Einführung

Die Wissensarbeit ist, im Gegensatz zur handwerklichen Arbeit, für Vorgesetzte und Firmen schwerer zu beurteilen und zu verstehen. Somit können leichter Fehleinschätzungen zur Produktivität und Leistung der einzelnen Mitarbeiter passieren.

Ebenso ist schon seit langem in aller Munde, dass die Produktivität gesteigert werden muss. Hierzu wird die gleiche Arbeit auf immer weniger Köpfe verteilt. Dies geschieht durch natürliche Fluktuation, Umstrukturierungsmaßnahmen und auch über Entlassungen.

Bei dieser Art der Produktivitätssteigerung steht der Mensch bzw. die einzelne Person im Mittelpunkt. Dieser muss eine höhere Leistung erbringen, um die Produktivitätssteigerung zu erreichen. Dabei wird davon ausgegangen, dass dies in der gleichen Zeit (täglich Arbeitszeit) möglich ist; aber auch in viel zu vielen Fällen wird von der Unternehmensführung hingenommen, dass das Ergebnis nur über Mehrarbeit (auch unbezahlte Überstunden) erreicht werden kann.

William Edwards Deming

William Edwards Deming (1900 bis 1993) gilt als Pionier im Bereich des Qualitätsmanagements (WikiPedia). In seiner Zeit in Japan hat er eng mit Toyota zusammengearbeitet und viele seiner Ideen im Bereich des Qualitätsmanagements wurden durch Toyota sehr erfolgreich übernommen.

Seine Erkenntnisse hat Deming u.a. zusammengefasst in (Details können bei WikiPedia nachgelesen werden):

  • dem „14-Punkte-Programm für besseres Management“,
  • den „Sieben tödliche Krankheiten eines Managementsystems“ und
  • in der „Demingschen Reaktionskette“.

Auch hat er aufgezeigt, dass 94% der Leistung in einem Unternehmen von dem System und nur 6% von dem Mitarbeitern abhängen.

Auswirkung in Unternehmen

Und hier komme ich wieder zurück zu meiner Einführung. Wenn in Unternehmen versucht wird, die Leistung über die Mitarbeiter zu erhöhen, so werden (langfristig) i.d.R. nicht die erhofften Ergebnisse erzielt. Das wiederum wird dann, im schlimmsten Fall, der „Unfähigkeit“ der Mitarbeiter zugeschrieben. Dies erhöht dann die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und die Gefahr, dass die produktivsten und flexibelsten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Und eine höhere Fluktuation verringert die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Blick auf die Prozesse

In Unternehmen ist es hilfreich, den Blick auf die Prozesse zu fokussieren. Diese zu verschlanken und zu standardisieren (Best Practice aus dem Markt nutzen) erleichtert vieles.

  • Es können Standardtools eingesetzt werden, ohne diese über die Maßen anpassen zu müssen,
  • die Automatisationsmöglichkeiten der Standardtools können voll ausgeschöpft werden,
  • neue Mitarbeiter können ggf. leichter eingearbeitet werden, wenn ähnliche Prozesse beim alten Arbeitgeber genutzt wurden,

Ebenso kann in diesem Fall der Fokus der Projektressourcen (Geld, Kapazität, Qualität) auf die Prozesse gelegt werden, welche das Unternehmen von der Konkurrentz unterscheiden. Diese Prozesse (in der Produktion, im Marketing, im Vertrieb, etc.) können dann schneller und maßgeschneiderter angepasst werden, da nicht das Geld und die Ressourcen in der Optimierung von, für das Unternehmen unwichtigen, Standardprozessen gebunden sind (bspw. der Reisekostenprozess).

Und optimieren und standardisieren sich die Prozesse, dann fällt es auch den Mitarbeitern leichter, ihre Arbeit zu erledigen. Die Leistung des Unternehmens erhöht sich.

Was hat das mit Projekten zu tun?

Genau diese Dinge (Prozessstandardisierung und -optimierung), welche viele erfolgreiche Unternehmen schon seit Jahren praktizieren, können auch in Projekten genutzt werden.

Hier ist es besonders hilfreich, ein gut aufgestelltes Project Management Office (PMO; siehe auch Blog „Überblick über das Project Management Office„) im Unternehmen zu haben. Über dieses PMO werden Standards festgelegt:

  • Wann wird welche Methodik (agil, phasenorientiert, …) für ein neues Projekt genutzt?
  • Wie werden agile Projekte in diesem Unternehmen durchgeführt?
  • Wie werden phasenorientierte Projekte in diesem Unternehmen durchgeführt?
  • Welche Tools müssen und welche Tools können in welchem Fall genutzt werden?
  • Welche Checklisten werden bei welcher Projektart dem Projektmanager bzw. „Agilen Master“ an die Hand gegeben?

Das PMO ist die Klammer um die Projekte und sorgt für die kontinuierliche Verbesserung von Projekten im Unternehmen.

In den einzelnen Projekten sollten, mindestens monatlich, Zeiten reserviert werden, in denen darüber nachgedacht wird, was im Projekt besser gemacht werden kann und wie dies konkret umgesetzt wird. Bei agilen Projekten erfolgt dies sowieso mindestens täglich (Daily Stand-Up, sowie in den Retrospektiven, etc.).

In Projekten sind i.d.R. die Zeit, die Ressourcen und das Geld knappe Güter. Bei Optimierungsbedarf sollte daher der Fokus auf die Prozesse im Projekt gelegt werden.

 
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