Entscheidungen fundiert treffen (in Projekten)

Entscheidungen fundiert treffen

In diesem Blog geht es darum, die Sichtweise eines Entscheiders aufzuzeigen. Im Blog „Aufbau und Inhalt einer Entscheidungsvorlage“ wurde dieses Thema aus der Sicht desjenigen, der eine Entscheidung benötigt, betrachtet.

Wie werden Entscheidungen in Projekten oft getroffen?

In Projekten muss jeder Entscheidungen treffen, wie auch in der Arbeit außerhalb von Projekten. Doch der Projektleiter und die Teilprojektleiter müssen besonders oft Entscheidungen treffen. Ebenso wird von ihnen erwartet, dass sie ihre Entscheidungen direkt oder zumindest zügig treffen.

Bei den zu treffenden Entscheidungen geht es oft um Änderung zum Projektplan.

  • Ein Arbeitspaket dauert etwas länger.
  • Es wurde herausgefunden, dass noch eine kleine zusätzliche Aufgabe erledigt werden muss.
  • Personal wird abgezogen und durch neues Personal ersetzt (Qualifikation, Einarbeitung, …). Dies führt i.d.R. zu Verzögerungen.

Aus der Sicht des Arbeitspaketverantwortlichen oder auch des Teilprojektleiters sind diese Änderungen klein, unkritisch und haben keinen oder keinen wesentlichen Einfluss auf das Gesamtprojekt. Dies wird dem Entscheider glaubhaft aufgezeigt und der Entscheider trifft auf dieser Grundlage seine Entscheidung.

Beispiel

  • Ein Arbeitspaket dauert etwas länger.
  • In diesem Arbeitspaket werden auf einer CNC-Maschine Werkstücke hergestellt.
  • Das Programm muss minimal angepasst werden, was eine Verzögerung von nur 3 Stunden bedeutet.
  • Das nächste Arbeitspaket, was diese CNC-Maschine benötigt, beginnt aber erst nach 5 Stunden. Danach ist diese Maschine allerdings für die nächsten 2 Wochen komplett belegt mit verschiedensten Arbeitspaketen.
  • Der Arbeitspaketverantwortliche zeigt seinem Teilprojektleiter auf, dass diese Verzögerung keine Auswirkungen hat. Es gibt ja immer noch einen Puffer von 2 Stunden. Aber er benötigt jetzt die Entscheidung, da ansonsten die Verzögerung so groß wird, dass die nachfolgenden Arbeitspakete betroffen sind, was wahrscheinlich den gesamten Projektplan beeinflussen würde.
  • Der Teilprojektleiter akzeptiert die Verzögerung und will diese im nächsten Statusmeeting kommunizieren.

So oder so ähnlich laufen viele Entscheidungen ab. Und es gibt auch fast immer keine Probleme. Doch trifft hier der Entscheider eine Entscheidung auf Grundlage von einem unvollständigen Wissen.

Dieses Beispiel könnte auch folgendermaßen weiter weiterlaufen.

  • 15 Minuten, bevor die dreistündige Verspätung beginnt, kommt der Teilprojektleiter eines anderen Projektes zu CNC-Maschine und fragt den Arbeitspaketverantwortlichen, ob er auch pünktlich fertig wird. Denn er benötig ja, wie es auch im Plan für die CNC-Maschine steht, diese CNC-Maschine für die nächsten 5 Stunden.
  • Jetzt wird des unschön…

Dies ist sehr vereinfacht dargestellt worden, um das Beispiel nicht noch länger werden zu lassen.

Was ist der Unterschied von Entscheidungen in der Linie und in Projekten?

Hier ein kleiner Einschub zu den Unterschieden von Entscheidungen im Tagesgeschäft und in Projekten.

Im Tagesgeschäft hat der Entscheider einen funktionierenden Prozess. Anhand dieses Prozesses kann er seine Entscheidungen treffen. Verändert aber eine Entscheidung diesen Prozess, so kann dies schlimmstenfalls bedeuten, dass der gesamte Prozess nicht mehr funktioniert. Ein Entscheider wird sich sehr genau überlegen, ob er diese Entscheidung trifft, bzw. wird er diese, so lange es geht, hinauszögern.

In Projekten werden neue Prozesse entworfen, bzw. bestehende Prozesse verändert. Es kommt ständig neues und unbekanntes. Um die knappen Termine zu halten und die ebenso knappen Ressourcen gut auszulasten ist es wichtig, schnell Entscheidungen zu treffen. Das diese dann auch richtig und nachhaltig sind, dies ist die Kunst.

Was muss man als Entscheider wissen, um eine fundierte Entscheidung (in einem Projekt) treffen zu können?

Hier beginnt die Gratwanderung. Je umfassender die Informationen sind, um so fundierter kann der Entscheider seine Entscheidung treffen. Doch das Zusammenstellen dieser Informationen benötigt Zeit. Und Zeit ist i.d.R. ein Rahes Gut in Projekten.

Oft passiert es, dass ein Entscheider mehr Informationen benötigt. Diese müssen dann gesammelt und ihm präsentiert werden. Aus diesem erweiterten Wissen stellen sich ihm weitere Fragen, welche auch wieder beantwortet werden sollen. Dies dauert i.d.R. zu lange und so akzeptiert der Entscheider, dass er auf Grundlage von unvollständigen Informationen seine Entscheidung trifft.

Doch gibt es eine allgemeingültige Liste von Informationen, welche der Entscheider benötigt?

Aus meiner Sicht sind die folgenden Punkte ein guter Ansatz:

  • Was soll warum, wann und wie geändert werden?
  • Wurden alle Betroffenen involviert?
  • Welche Abhängigkeiten gibt es?
  • Was ist die Empfehlung und warum wird dies empfohlen?
  • Wer kann dies entscheiden?

Wenn die Betroffenen involviert werden, werden oft weitere Betroffene gefunden. Diese zeigen weitere Abhängigkeiten auf und die Entscheidung kann so fundierter getroffen werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass im nachhinein ein großes Problem entsteht, wird so reduziert.

Wie ist es aber möglich, dass Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden?

Indem in die Vorbereitung der Entscheidung (die Entscheidungsvorlage) etwas mehr Zeit investiert wird und es hierfür auch ein projektweites, einheitliches Vorgehen mit einer Vorlage gibt. Durch eine solches Vorgehen und eine Vorlage hat der Entscheider einen direkten Überblick, welche Informationen zusammengetragen wurden und welche nicht. Der Entscheider kann so bewusst entscheiden, ob ihm die Informationen genügen und er auf dieser Grundlage die Entscheidung treffen wird.

Meine Checkliste

Dies ist meine Checkliste für Entscheider. Darin sollten die ersten vier Themenblöcke von denjenigen, die eine Entscheidung benötigen, vorab ausgefüllt werden.

Entscheidungen fundiert treffen 1 bis 4
Entscheidungen fundiert treffen: Thema 1 bis 4
Entscheidungen fundiert treffen 5 bis 8
Entscheidungen fundiert treffen: Thema 5 bis 8
 
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