Einführung von IT-Kanban

Kanban-System

„Kanban setzt dort an, wo sich die Organisation gerade befindet.“ Dies habe ich in meinem Blog „IT-Kanban ein Überblick“ geschrieben. Also braucht es keine Einführung, wir können einfach anfangen.

So ungeplant sollte nicht begonnen werden. Auch diese Einführung benötigt eine Vorbereitung und Planung, damit die Veränderungsinitiative IT-Kanban auch erfolgreich ist. Zum einen ist man nicht alleine. Alle Stakeholder müssen einbezogen werden. Zum anderen muss gemeinsam überlegt werden, wieso, weshalb und warum IT-Kanban eingeführt werden soll.

Persönliche Vorbereitung

Als erstes sollte sich derjenige, welcher in seinem Team, seiner Abteilung, etc. IT-Kanban einführen will klar sein, wieso, weshalb, warum IT-Kanban eingeführt werden soll. Hierbei können die folgenden Fragen hilfreich sein:

  • Warum soll etwas verändert werden?
  • Warum soll diese Veränderung jetzt passieren?
  • Welche Resultate sollen erreicht werden?
  • Warum soll IT-Kanban hierfür eingeführt werden?
  • Wer ist an dieser Veränderung interessiert?
  • Wer ist der Verantwortliche und wer der Sponsor für den Veränderungsprozess?
  • Welche Kosten werden für die Einführung geplant?
  • Was muss ich persönlich machen?

Abstimmung mit den Stakeholdern

Bevor mit der Einführung begonnen werden kann, müssen die Stakeholder einbezogen werden. Und wie der Name Stakeholder schon sagt, sind dies alle Personen, welche von dieser Veränderung betroffen sind.

Im Besonderen sollte mit zwei Gruppen besonders intensiv kommuniziert werden:

  • Das (eigene) Team, welches zukünftig mit Kanban arbeiten soll und
  • die Führungspersonen, aus deren Bereichen Arbeit an das Team gegeben wird.

Zusätzlich muss der eigene Vorgesetzte umfassend einbezogen werden.

Das Team

Da das Team die Veränderung leben soll, ist es ganz wichtig, dass das Team versteht, warum diese Veränderung kommt. Ebenso muss es den Nutzen, vor allem auch den persönlichen Nutzen, verstehen.

Wie kann dies umgesetzt werden?

  • Als erstes sollte überlegt werden, was man glaubt, wie das Team und jeder Einzelne im Team über die geplante Veränderung denkt.
  • Danach sollten mit allen persönliche Gespräche geführt werden. In diese Gesprächen ist das Wichtigste, die Mitarbeiter ausreden zu lassen und ihre Meinung, Sorgen, Befürchtungen, etc. zu erfahren. Am Anfang des Gesprächs wird natürlich die geplante Veränderung und die Gründe hierfür vorgestellt.
  • In einem Teamgespräch werden die wichtigsten Punkte aus den Einzelgesprächen (auch / vor allem die kritischen) besprochen. Ebenso wird geschaut, wo und wie eine Verbesserung stattfinden soll.
  • Im Vorgriff auf die zukünftige Arbeitsweise sollte danach eine erste Team-Retrospektive stattfinden.

Führungspersonen aus den anderen Bereichen

Diejenigen, von denen das Team seine Arbeit bekommt, müssen auf jeden Fall genauso intensiv einbezogen werden. Denn auch an der Zusammenarbeit zwischen ihnen und dem Team wird sich einiges ändern.

Hier ist es wichtig, in Einzelgesprächen zu erfahren, was für sie in ihrer Arbeit wichtig ist, was sie von dem Team dazu benötigen und wo sie den größten Verbesserungsbedarf sehen. Wie auch beim Team, sollte nach den Einzelgesprächen ein gemeinsamer Workshop durchgeführt werden. Hier sehen unter Umständen manche zum ersten mal, wer alles außer ihnen noch Anforderungen an das Team stellt. Ebenso sollte in diesem Workshop überlegt werden, wie die verschiedenen Erwartungen, Anforderungen, etc. zusammengebracht werden können und wie Kanban dabei helfen kann. Abschließend wird aufgezeigt, wie die Zeitplanung ist und was die nächsten Schritte sind.

Kanban mit dem Team aufsetzen

In einem ggf. mehrtägigen Workshop wird mit bzw. durch das Team das initiale Kanban-System aufgesetzt. Dieses sollte so ausgeprägt sein, dass am nächsten Tag damit (ausschließlich) gearbeitet werden kann. Da Kanban eine Veränderungsinitiative ist, kann und wird sich das Kanban-System verändern und verbessern.

In diesem Workshop sollten die nachfolgenden Punkte geklärt werden:

  • Welche Arten von Arbeit (Arbeitstypen) gibt es?
  • Welche Arbeitsschritte gibt es bei den unterschiedlichen Arbeitstypen?
  • Welche Kapazitäten (WiP-Limits) hat das Team?
  • Welche Serviceklassen werden benötigt?
  • Wie wird die Performance des Systems gemessen?
  • Wann und wie wird neue Arbeit in das System gegeben?
  • Ist das bisher geplante System für die Aufgaben des Teams passend und hilfreich?
Einführungsworkshop für IT-Kanban
Einführungsworkshop für IT-Kanban

Arbeitstypen

Hier wird eingeteilt, welche Arten von Arbeit es gibt. Dies kann auf Grundlage folgender Punkte geschehen:

  • Von wem kommt die Arbeit?
  • An wen geht die Arbeit?
  • Welche Arbeiten kommen?
  • Welche Größenordnungen der Aufwände gibt es? (bspw. 1 — 8 Std.; 1 –2 Tage; bis 1 Woche; größer 1 Woche)
  • Wie häufig kommen Arbeiten zum Team?

Ebenso darf der Typ der ungeplante Arbeit nicht vergessen werden. Dies sind Arbeiten, welche per Telefon oder persönlich mitten in die „normale“ Arbeit kommen. Nach dem Motto: „Mach mal schnell; ist dringend und wichtig.“

Gerade für diese ungeplante Arbeit ist es wichtig, (WiP) Limits einzuführen (bspw. max. 2 Std. pro Tag).

Arbeitsschritte

Auf Grundlage der Arbeitstypen werden simulativ die Schritte zur Erledigung einer Aufgabe von diesem Typ ermittelt. Hierbei erfordert es Fingerspitzengefühl und Erfahrung, um festzulegen, welche Schritte zusammengefasst werden können und welche getrennt bleiben. Die ermittelten Schritte ergeben die Spalten im Kanban Board für den jeweiligen Arbeitstyp.

Auch sollten dabei die absoluten Ausnahmen ausgeklammert werden. Diese wurden bisher auch individuell gehandhabt.

WiP-Limits

Als erstes sollte festgelegt werden, wie viel Arbeit pro Person gleichzeitig erledigt werden soll. Zum Start ist „2“ ein guter Wert. Auf Grundlage dieser Festlegung kann das WiP-Limit des gesamten Kanban Boards festgelegt werden:

  • WiP-Limit des gesamten Kanban Board = Anzahl der Personen im Team mal der gleichzeitig möglichen Arbeit pro Person

Z.B. besteht das Team aus sechs Personen. Bei 2 parallelen Arbeitspaketen pro Person ergibt sich ein WiP-Limit für das gesamte Kanban Board von 12.

Serviceklassen

Was Serviceklassen sind, habe ich, wie auch die anderen hier angesprochenen Objekte, in meinem Blog „IT-KANBAN ein Überblick“ beschrieben.

Hier ist es auch wieder wichtig, sich auf die Regelfälle zu fokusieren und die absoluten Ausnahmen auszuklammern.

Die ermittelten Serviceklassen ergeben die Swim Lanes (Zeilen des Kanban Boards) und die initialen WiP-Limits pro Swim Lane ergeben sich aus dem geschätzten Anteil der jeweiligen Serviceklasse an der gesamten Arbeit.

Performance und Messungen

Ganz wichtig für die kontinuierliche Verbesserung ist die Einführung von Messungen der Performance des Kanban Systems (aber nicht der Personen).

Dabei sollte nur das gemessen und ausgewertet werden, was hilfreich ist und der Verbesserung dient. Die Qualität geht auf jeden Fall vor der Quantität.

Intervalle des Betriebs

Auch ist die Abstimmung mit den Führungspersonen aus den Bereichen, welche Arbeit in das Team bringen, sehr wichtig. Mit ihnen muss abgestimmt werden, wie und in welchen Intervallen neue Aufgaben in das Kanban System gebracht werden. Hierzu dient das regelmäßig abzuhaltende Queue Replenishment Meeting.

Ebenso wird festgelegt, welche weiteren regelmäßigen Besprechungen durchgeführt werden. Zu nennen sind hier neben einem Daily Stand-Up auch die Retrospektive.

Prüfung des Gesamtsystems

Zum Schluss dieses Workshops muss das erarbeitete Gesamtsystem über eine Simulation geprüft werden. Dabei werden die Aufgaben, so wie diese in typischen Tagen und Wochen auftreten in das Kanban Board gebracht und dort, ohne diese wirklich abzuarbeiten, Stück für Stück verschoben. Es wird geschaut, wie sich das Kanban Board mit den WiP-Limits verhält und ob damit ab dem nächsten Tag produktiv gearbeitet werden kann.

Nach den letzten Korrekturen wird der Workshop abgeschlossen.

Ab dem nächsten Tag wird IT-Kanban gelebt und kontinuierliche angepasst und verbessert.

 
Vielen Dank, dass Sie diesen Beitrag gelesen haben. Wenn er Ihnen gefallen hat, empfehlen Sie mich gerne weiter.
Wenn Sie keinen Beitrag verpassen wollen, dann folgen Sie mir doch einfach auf Twitter. Klicken Sie hierzu im rechten Bereich auf das Twitter-Symbol.
Ebenso können wir uns gerne bei LinkedIn und Xing verlinken. Die entsprechenden Symbole sind an der selben Stelle, wie das Twitter-Symbol. Geben Sie bei Ihrer Anfrage bitte den Blog-Namen "PM2blog4you" an, da ich Anfragen, welche ich nicht zuordnen kann, nicht bestätige.

2446total visits,1visits today

Schreibe einen Kommentar