Die Wichtigkeit der Vollständigkeit

Die Wichtigkeit der Vollständigkeit

Diesen Blog widme ich David Schuster.

Ich hatte die Freude, ihn in einem Projekt kennenzulernen und er hat bei mir diesen Aspekt in einen besonderen Fokus gerückt.

Definition

Duden: „das Vorhandensein alles Dazugehörenden; vollständige (1) Beschaffenheit“ (Link)

DWDS: „das Vorhandensein alles Dazugehörenden, aller Teile, Lückenlosigkeit“ (Link)

Worum geht es?

Nicht nur in einem Projekt, sei es agil oder auch klassisch, müssen viele Entscheidungen getroffen , viele Dokumente erstellt und auch viele Besprechungen durchgeführt werden. Dabei wird, oft unbewusst, geprüft, ob an alles gedacht wurde.

Beispielsweise:

  • Projektplanung: Sind alle wichtigen Funktionalitäten im Fachkonzept enthalten?
  • Projektauftrag: Sind alle wichtigen Informationen enthalten?
  • Besprechung: Ist die Agenda vollständig? Wurden alle notwendigen Personen eingeladen?

Realität

Das Projektgeschäft ist geprägt von

  • wenig Zeit,
  • wenig Geld,
  • wenig Ressourcen,
  • hohen Anforderungen und
  • hohen Erwartungen.

Da die Zeit ein knappes Gut ist, müssen viele Dinge schneller fertiggestellt werden, als persönlich gewünscht. Dies hat zur Konsequenz, dass die Qualität, welche man sich selbst gesetzt hat, nicht immer erfüllt werden kann.

Hieraus können sich (hohe) Aufwände im weiteren Projektverlauf ergeben. Denn, wurden Dinge nicht vollständig bedacht, so entstehen Lücken. Diese Lücken sind Risiken, welche zu Problemen werden können. Und wie immer im Projektgeschäft ist es so, dass die Kosten bzw. Aufwände zur Beseitigung dieser Probleme um so höher sind, um so weiter das Projekt fortgeschritten ist.

Dies kann so weit führen, dass kurz vor Projektende, ein bis dahin problemfreies Projekt, „plötzlich“ mehrere große Probleme bekommt, welche den Abschluss des Projektes verhindern. Diese Probleme können sogar das Projekt insgesamt in Frage stellen und zum Abbruch des Projektes führen.

Vorschlag

Wie oben geschrieben, ist in einem Projekt die Zeit ein knappes Gut. Alles in aller Ausführlichkeit zu betrachten, ist in der Realität nicht möglich. Dies sollte dem Projektmanagement bewusst sein und somit müssen auch hierfür im Risikomanagement Positionen erstellt werden, welche Kosten und Zeiten für die Behebung von auftretenden Problemen aus dieser Kategorie beinhalten.

Auch sollte in der Planungsphase die Vollständigkeit eine hohe Priorität bekommen, da hier mit einem noch relativ geringen Aufwand, die zukünftigen Probleme verringert werden können. Dies ist in der Realität i.d.R. allerdings nicht so einfach, da oft die Sponsoren diese Phase möglichst kurz halten wollen.

„Hier wird ja noch nichts erstellt und diese Phase kostet nur Geld und verschiebt das Projektende.“

Damit umzugehen, ist manchmal eine nicht lösbare Herausforderung.

Ebenso sollte für die Erreichung von wichtigen Meilensteine Zeiten reserviert werden. Diese Zeiten sollten genutzt werden, um die vorhandenen Planungen

  • zu prüfen,
  • zu aktualisieren,
  • von anderen Personen Feedback einzuholen und
  • gezielt zu fragen, ob die Pläne vollständig und schlüssig sind.

Als wichtige Meilensteine können bspw.

  • Endanwenderschulungen durchgeführt,
  • Go Live Kommunikation abgeschlossen,
  • Migration abgeschlossen oder auch
  • Go Live

angesehen werden. Für die Detailplanungen, welche zur Erreichung dieser Meilensteine erstellt werden, sollten ausreichende Zeitblöcke reserviert werden und auch die Vollständigkeit und Schlüssigkeit ausführlich betrachtet werden.

 
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