Aufbau und Inhalt einer Entscheidungsvorlage

Entscheidungsvorlage

Aus der Sicht des Entscheiders

Als Entscheider muss man viele Entscheidungen treffen und hat in der Regel nicht die Zeit, sich mit den Details jeder Entscheidung zu befassen.

Wenn einem Entscheider nicht klar ist worüber er eine Entscheidung treffen soll, wenn er nicht abschätzen kann, welche Konsequenzen die Entscheidung hat, wenn er nicht weiß, welche Alternative es gibt, wie soll der Entscheider dann eine Entscheidung treffen. Ein verantwortungsvoller Entscheider wird dann keine Entscheidung treffen.

Damit ein Entscheider mit guten Gewissen eine Entscheidung treffen kann, müssen die oben genannten Punkte in einer Entscheidungsvorlage klar und eindeutig beantwortet werden.

Vorbereitung zur Entscheidungsvorlage

Um den Aufbau und Inhalt einer Entscheidungsvorlage passend zu gestalten, ist es wichtig zu versuchen, sich in die Person bzw. Personengruppe hineinzuversetzen, welche die Entscheidung treffen soll.

Dabei kann es hilfreich sein, sich die folgenden Fragen zu dem Entscheider zu stellen:

  • Welches Wissen zum Themenbereich, zu dem die Entscheidung getroffen werden soll, ist vorhanden?
  • Ist die Wichtigkeit bekannt?
  • Ist bekannt warum die Entscheidung notwendig wird?
  • Wem wird die Entscheidung vorgelegt?
  • Was für eine Rolle hat der Entscheider?
  • Welche Fragen könnte sich der Entscheider stellen?
  • Welche Widerstände könnte der Entscheider haben?

Wenn diese Fragen bei der Erstellung der Entscheidungsvorlage berücksichtigt werden, sollte es dem Entscheider leichter fallen, schneller eine Entscheidung zu treffen.

Form der Entscheidungsvorlage

Die äußere Form der Entscheidungsvorlage sollte dem Corporate Design des jeweiligen Unternehmens entsprechen. Ebenso ist die genutzte Software (beispielsweise Word, PowerPoint oder Mail) auf das Unternehmen, den Entscheider und die Entscheidung abzustimmen.

Kurze Entscheidungsvorlagen (Inhalt ist beispielsweise dem Entscheider weitgehend bekannt), welche in einer Besprechung präsentiert werden, um dort direkt zu einer Entscheidung geführt zu werden, können direkt in eine PowerPoint Präsentation eingebunden werden.

Große, komplexe Themen, welche dem Entscheider nicht bekannt sind und einer längeren Erläuterung bedürfen, werden ggf. mit einer PowerPoint Präsentation dem Entscheider vorgestellt und zusätzlich eine ausführliche Entscheidungsvorlage im Word-Format dem Entscheider übergeben. Diese ausführliche Entscheidungsvorlage kann er in Ruhe durcharbeiten und schriftlich Anmerkungen und Fragen stellen.

Inhalt einer Entscheidungsvorlage

Allgemein

Es ist hilfreich, sich bei der Erstellung der Entscheidungsvorlage immer wieder die Frage zu stellen, ob diese aus Sicht des Entscheiders vollständig ist. Wurden alle wichtigen Fragen, im Zusammenhang mit der Entscheidung, welche sich der Entscheider stellen könnte, beantwortet? Ist somit die Entscheidungsvorlage verständlich und vollständig?

Überschrift bzw. Titelseite

Schon hier sollte dem Entscheider klar werden, um was es bei der Entscheidung geht, in welchem Umfeld (beispielsweise Projekt) die Entscheidung angesiedelt ist und welche Wichtigkeit und Dringlichkeit die Entscheidung hat.

Zusammenfassung

Wenn das Dokument eine gewisse Größe überschreitet, ist es sinnvoll über ein Kapitel mit einem Management-Summary nachzudenken. Ab welcher Größe dies sinnvoll wird, hängt auch wieder von so vielen Faktoren ab, dass dies unternehmens- und auch fallspezifisch entschieden werden muss.

Sachverhalt

Grundlage für jede Entscheidung ist, dass der Entscheider weiß, um welchen Sachverhalt es sich handelt und warum eine Entscheidung von IHM benötigt wird.

Hier sollten dem Entscheider die notwendigen Informationen gegeben werden.

  • Warum wird eine Entscheidung notwendig?
  • Was für eine Problemstellung ist aufgetreten?
  • Wie ist es hierzu gekommen?
  • Warum ist die Entscheidung jetzt notwendig?
  • Welche Risiken und Chancen sind bekannt?

Nach dem Lesen dieses Kapitels sollte der Entscheider vollständig über die Ist-Situation informiert sein und keine wichtigen offenen Fragen mehr haben.

Lösungsmöglichkeiten

Nachdem bekannt ist, warum eine Entscheidung getroffen werden muss, benötigt der Entscheider Informationen darüber, welche Entscheidungsmöglichkeiten es gibt. Denn nicht der Entscheider ist dafür zuständig eine Lösung zu finden, sondern die Spezialisten (wie der Autor der Entscheidungsvorlage mit seinem Team). Somit hat der Entscheider die Aufgabe, eine Entscheidung zu treffen. Die Aufgabe, die wichtigsten Entscheidungs- bzw. Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen, liegt aber bei demjenigen, der die Entscheidungsvorlage erstellt.

Wichtig ist auch, dass dem Entscheider nicht nur eine Möglichkeit aufgezeigt wird, zu der er zustimmen muss. Vielmehr sollte er eine „wirkliche“ Entscheidungsfreiheit haben. Hierzu werden die wichtigsten drei bis fünf Alternativen aufgezeigt. Für jede Alternative werden die Vorteile, Nachteile und ihre Auswirkung (beispielsweise auf  Kosten, Zeit und Qualität in einem Projekt) dargestellt.

Wenn dann noch die wichtigsten Punkte der Alternativen in einer Tabelle gegenübergestellt werden, hat der Entscheider die Möglichkeit, einen schnellen Überblick zu erlangen.

Aus meiner Sicht ist es ganz wichtig, dass immer eine der Entscheidungsalternativen die „Nicht-Entscheidung“ aufzeigt. Diese stellt die Lösungsalternative dar, welche eintritt, wenn bis zu einem bestimmten Termin NICHT entschieden wird. Denn diese Alternative gibt es für den Entscheider immer und es ist wichtig aufzuzeigen, welche Konsequenzen eine „Nicht-Entscheidung“ hat.

Empfehlung

Danach wird eine Empfehlung für die Lösungsmöglichkeiten ausgesprochen, welche als diejenige mit dem größten Nutzen angesehen wird.

Freigabe

Abschließend wird um eine Freigabe, Freigabe mit Einschränkungen oder eine Ablehnung mit Begründung gebeten.

 
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